El ámbito de la comunicación empresarial incluye muchos tipos de cartas formales. La carta de consulta, a veces escrita como "investigación", a menudo actúa como el primer paso para continuar la comunicación. Los negocios entre un consumidor y un productor, entre dos negocios o entre un empleador y un empleado frecuentemente comienzan con la consulta de una parte. La comunicación también puede terminar una vez que el escritor recibe esa respuesta inicial.
Consejos
-
Cada vez que escribe a alguien para solicitar información, es una carta de consulta. Puede utilizarlos para tratar todo tipo de asuntos como patrocinio, ofertas de empleo, ventas, proyectos y financiación.
Definición básica de la carta de consulta.
Entonces, ¿qué es una carta de consulta? Cuando una persona requiere información específica de otra parte, esa persona puede considerar escribir una carta de consulta. Básicamente, esta carta plantea una pregunta o solicitud al lector con la intención de persuadir al lector para que responda. La consulta ideal identifica a un individuo específico capaz de proporcionar una respuesta adecuada de manera concisa y resuelta. Por ejemplo, el propietario de una empresa de contabilidad puede enviar una carta de consulta a un gerente de ventas de suministros de oficina para solicitar un catálogo o una visita de un representante de ventas, explicando que planea actualizar o reubicar su firma.
Formato básico
Olvídese de abordar su carta de consulta "A quién corresponda"; en su lugar, identifique una persona de contacto específica dentro del encabezado y saludo de su carta siempre que sea posible. Por ejemplo, si está escribiendo para preguntar sobre una pasantía, haga una pequeña tarea, por teléfono o en línea, para determinar el nombre del gerente de contratación. Una carta de consulta estándar tiene aproximadamente tres párrafos. El primer párrafo indica lo que quiere el escritor, como información sobre un producto, apertura de trabajo u otra solicitud; por ejemplo:
Estimada Sra. Smith,
Soy un estudiante de (nombre de la universidad) que trabaja para obtener una licenciatura en cuidado de niños y jóvenes. Mientras buscaba una pasantía para el verano de 20XX, encontré la lista de su programa para oportunidades de pasantía en (nombre del sitio web).
El segundo párrafo explica las razones del escritor para hacer su solicitud al lector. Explique por qué eligió ponerse en contacto con ese lector específico y cómo la información solicitada sería un beneficio para usted:
Como usted es la persona de contacto para el programa de pasantías, le escribo para solicitar más información. En última instancia, estoy buscando una posición de pasante para mejorar mis habilidades y experiencia en el cuidado de jóvenes en riesgo. Hasta la fecha, mis cursos y experiencia incluyen (lista de cursos, trabajo relativo de trabajo voluntario, otras pasantías).
El párrafo final debe vincular la letra con una expresión de gratitud por el tiempo y la ayuda del lector. La carta generalmente concluye con un cierre complementario, como "Atentamente", seguido del nombre del escritor.
Solicitado y no solicitado
Las cartas de consulta vienen como consultas solicitadas o no solicitadas. Las cartas de consulta solicitadas ocurren con mayor frecuencia cuando una empresa anuncia su producto o servicio con la esperanza de despertar la curiosidad de los posibles clientes. En los casos en que el consumidor no puede inspeccionar el producto por su cuenta, el consumidor debe comunicarse con la empresa a través de una carta de consulta solicitada. En una carta de consulta no solicitada, el destinatario no hace ninguna oferta previa de información. El remitente solicita información de una fuente que se cree que tiene la respuesta a una pregunta, sin una invitación para hacerlo desde la fuente.
Ejemplo solicitado: subvenciones y fondos
Muchas fundaciones o compañías que ofrecen subvenciones prefieren recibir una carta de consulta antes de recibir una propuesta de subvención completa. Esta carta de consulta generalmente solicitada debe explicar completamente su necesidad de financiamiento y puede exceder el formato básico de tres párrafos, pero no debe exceder las tres páginas. Además de la introducción básica, una carta de consulta exitosa para una subvención o solicitud de financiamiento debe incluir una breve descripción de su organización, una declaración de necesidad, la metodología que planea utilizar para lograr el resultado deseado y cualquier otra fuente de financiamiento que usted pueda utilizar. planea aprovechar.
Ejemplo no solicitado: pasantías y trabajos
La mayoría de las cartas de consulta para trabajos y pasantías vienen de manera no solicitada. Considere enviar consultas cuando admire a una empresa y piense que podría compartir una relación de trabajo mutuamente beneficiosa. Comience su carta presentándose y su interés en el empleo con su empresa. A continuación, incluya brevemente, en uno o dos párrafos, información sobre sus calificaciones y cómo cree que la experiencia dentro de la compañía del lector beneficiará tanto a usted como a la compañía. Poner el pie en la puerta con una compañía que admira hace que sea una experiencia de pasantía gratificante. ¿Y quien sabe? Si usted es un buen ajuste, podría llevar a una posición estable.
