Un sistema organizativo es, simplemente, cómo se crea una empresa. Una buena estructura organizativa establece tanto una jerarquía como el flujo de comunicación en una empresa. Es importante para todas las empresas, sin importar su tamaño, implementar un sistema organizativo. El hecho de contar con una estructura organizativa bien definida conlleva muchos beneficios, incluida la mejora de la eficiencia, la productividad y la toma de decisiones. Cada estructura tiene sus fortalezas y debilidades. En última instancia, estas ventajas y desventajas dependen del tipo de negocio que maneja, su industria, el tamaño de su organización y otros factores. Es importante considerar todo tipo de sistema organizativo antes de decidir cuál es el adecuado para su empresa.
¿Qué son los sistemas organizacionales?
Un sistema organizativo es la estructura de cómo se configura una organización. Esa estructura define cómo se configura cada división de una empresa, la jerarquía de quién informa a quién y cómo fluye la comunicación en toda la organización. Desglosada aún más, una estructura organizativa define cómo funciona cada función en una organización. Con una estructura organizativa bien definida en su lugar, todos los empleados saben qué se espera de ellos y a quién informan. Los propietarios de negocios deben pensar detenidamente sobre qué sistema elegir, ya que cada organización tiene necesidades únicas. Una estructura organizativa adecuada para una empresa no será adecuada para otra.
Ejemplos de sistemas organizacionales en negocios
Hay cuatro tipos principales de estructuras organizativas: funcional, divisional, matricial y plana. Cada sistema tiene características únicas.
Estructura organizativa funcional: Una estructura organizativa funcional es una jerarquía tradicional. Muchas empresas, especialmente las grandes corporaciones, siguen la estructura funcional. Este sistema cuenta con varias divisiones especializadas como marketing, finanzas, ventas, recursos humanos y operaciones. Luego, un gerente senior supervisa todas las divisiones especializadas. El flujo de informes es claro. Cada empleado reporta a su superior, incluidos los jefes de división, que informan a la alta dirección. La alta dirección supervisa toda la estructura. Debido a que la compañía sigue dividida en divisiones especializadas, los empleados también tienden a especializarse. Esto provoca un camino claro para la promoción y el crecimiento. Sin embargo, las divisiones pueden tener problemas para comunicarse entre sí. Debido a que todos los departamentos informan al alza, existe poca comunicación horizontal entre ellos, lo que deja poco espacio para el pensamiento integral de toda la empresa, excepto en el nivel de alta gerencia. Esto hace que el sistema organizativo funcional sea lento para adaptarse al cambio.
Estructura organizativa divisional: Una estructura organizativa divisional divide el negocio en equipos en función de los proyectos en los que trabajan los empleados. Este sistema incluye muchos tipos diferentes de equipos, incluidos los legales, las relaciones públicas, la investigación y el desarrollo empresarial. Además, se crean equipos en torno a proyectos específicos. Por ejemplo, una compañía farmacéutica podría tener equipos separados dedicados a cada medicamento que fabrican. Cada equipo de proyecto tiene un director o vicepresidente y ejerce un cierto nivel de autonomía dentro de la organización. La estructura divisional permite a los empleados familiarizarse profundamente con el trabajo de su equipo. Sin embargo, las divisiones a menudo desconocen lo que están haciendo otros equipos y no se comunican entre sí. Es posible que los empleados no puedan trabajar de manera efectiva en las divisiones cuando sea necesario. En última instancia, este sistema puede ser difícil de administrar debido a su estructura extendida.
Estructura organizativa de la matriz: Un sistema matricial es un cruce entre una estructura funcional y una estructura divisional. Desde una perspectiva de ojo de pájaro, el negocio se configura en una estructura funcional, con una jerarquía tradicional y divisiones especializadas. Sin embargo, cuando observa esas divisiones de cerca, cada una está configurada en una estructura organizativa divisional. Esto significa que están divididos en proyectos y equipos más pequeños. El tipo de matriz de la estructura organizativa es bastante complejo y requiere mucha planificación, sin mencionar los sistemas sólidos de comunicación en toda la organización. Sin embargo, cuando la estructura matricial funciona bien, elimina muchos de los problemas que surgen con organizaciones divisionales o solo funcionales. La comunicación puede viajar a las personas adecuadas, lo que aumenta la productividad y el pensamiento holístico. Además, los empleados están expuestos a otros departamentos y proyectos, lo que fomenta la colaboración cruzada. En el lado negativo, la estructura de la matriz puede llegar a ser rápidamente confusa para los empleados cuando hay demasiados gerentes, y no está claro a quién informar.
Estructura organizativa plana: La estructura organizativa plana aplana gran parte de la jerarquía y permite a los empleados más autonomía sobre su trabajo. A menudo, las organizaciones planas se dividen en equipos temporales, aunque por lo general no tienen estructuras formales. Todavía hay algunas dinámicas de arriba hacia abajo en un sistema plano. A menudo, hay al menos algunos líderes de alto nivel dirigiendo la nave. Sin embargo, este sistema se basa en interrumpir las estructuras jerárquicas tradicionales de las empresas. Muchas empresas nuevas y de tecnología tienden a ser una organización plana, ya que fomenta la innovación y la opinión de los empleados. La idea es que cuando los empleados no son aplastados por la burocracia, pensarán libremente y generarán ideas nuevas y rentables. Esto aumenta la comunicación entre los equipos y elimina algunos de los problemas de comunicación que pueden ocurrir cuando los mensajes viajan hacia arriba en una estructura de arriba hacia abajo. Desafortunadamente, un sistema plano es difícil de mantener a medida que la empresa crece, y entra en juego la necesidad de sistemas de comunicación más estructurados. Además, los empleados de una organización plana pueden sentirse abrumados por hacer demasiadas tareas diferentes y no tienen mucho espacio para crecer o ser promovidos.
Por qué las empresas necesitan sistemas organizativos
Los sistemas organizacionales son importantes para las empresas de todos los tamaños. Tener una estructura sólida y bien definida en su lugar borra la confusión y establece procesos simples para que los empleados los sigan. Cada trabajador debe saber exactamente a quién se reporta. Sin algún tipo de jerarquía o estructura en su lugar, un lugar de trabajo puede volverse caótico. Es posible que los empleados no comprendan quién es responsable de qué, lo que provoca que cosas importantes caigan por las grietas. Una estructura organizativa sólida racionaliza una empresa y mantiene a todos en la misma página.
Un sistema organizativo coloca a cada persona en su lugar correcto, capaz de contribuir con su parte a la empresa. Tener un sistema mejora la eficiencia general, aumenta la productividad y proporciona claridad a todos en la organización. Cada departamento puede funcionar mejor cuando los roles están claramente definidos y los objetivos son compartidos. Además, el sistema organizativo adecuado puede mejorar la toma de decisiones, a medida que la información fluye por toda la organización. Los gerentes de nivel superior pueden recopilar información de todas las divisiones, lo que les brinda una mejor perspectiva de la totalidad de las operaciones de una empresa.
Un sistema organizativo sólido elimina muchos problemas de negocios, incluida la duplicación de trabajo y los conflictos entre posiciones. Si una empresa ha sido bien pensada, cada empleado tiene una función distinta y las funciones no se superponen entre sí. No hay una "racha" donde nadie está seguro de quién es responsable de una tarea o proyecto en particular. Debido a esto, se incrementa la cooperación y los empleados se sienten orgullosos de su trabajo. Los trabajadores evitan la frustración de tener roles cambiantes y publicaciones de metas. Pueden enfocarse en lo que hacen mejor.
Elegir el sistema organizativo adecuado puede llevar su negocio al siguiente nivel. Por ejemplo, si su negocio está basado en productos, una estructura de matriz o división probablemente sea ideal. Estas son estructuras basadas en proyectos que se centran en equipos especializados. Las pequeñas empresas, por otro lado, pueden considerar una estructura plana que permita a todos los empleados contribuir con sus habilidades y experiencia sin que la jerarquía interfiera.
Ejemplos de negocios con sistemas organizacionales
Ejemplos del sistema funcional.: Los sistemas organizacionales funcionales han sido utilizados históricamente por los militares, universidades y entidades gubernamentales. Con el paso de los años, las jerarquías funcionales se han vuelto menos populares y muchas organizaciones se han alejado de ellas. Sin embargo, todavía están en uso por ciertas empresas. Un ejemplo de cómo se puede usar este tipo de sistema organizativo es en una configuración de fábrica tradicional. El gerente de la fábrica supervisa las diferentes divisiones de la fábrica, que son cada una especializada. Cada división tiene su propio gerente, todos los cuales informan directamente al gerente de la fábrica que supervisa. Otro ejemplo podría ser una tienda minorista. Un gerente de tienda supervisa las operaciones desde la cima de la pirámide. A continuación se presentan diferentes departamentos. Quizás haya uno para inventario, uno para servicio al cliente y otro para mercadeo y promociones. Cada uno tiene su propio supervisor, y todos se reportan al gerente general.
Ejemplos del sistema divisional.: Los sistemas divisionales son populares entre las grandes corporaciones multinacionales. Por ejemplo, Johnson & Johnson tiene una estructura divisional. Cada una de las marcas de Johnson & Johnson opera como su propia compañía, con su propio liderazgo y estructura interna. Todas esas marcas reportan a la empresa matriz. Otro ejemplo de una estructura organizativa divisional es General Electric. El CEO se encuentra en la parte superior, y más allá de eso, la compañía se divide en diferentes grupos. Existen algunos grupos operativos, como los de finanzas, asuntos legales, relaciones públicas e investigación global. Algunos equipos están dedicados a proyectos específicos, incluyendo aviación, energía, atención médica y más.
Ejemplos del sistema matricial: Un sistema organizativo matricial es complejo y, por lo tanto, es adoptado principalmente por compañías grandes y bien establecidas. Un ejemplo famoso de una empresa matriz es Starbucks. La compañía de café más grande del mundo usa una estructura funcional para dividir su negocio en divisiones, incluyendo recursos humanos, financiamiento y mercadeo. Estos departamentos están ubicados en la sede corporativa de la marca e informan a los niveles superiores de administración. El departamento de recursos humanos, por ejemplo, crea políticas que afectan a todas las ubicaciones de Starbucks en todos los ámbitos. A continuación, Starbucks tiene divisiones separadas para cada región geográfica. Estas regiones incluyen América, China y Asia-Pacífico, Europa, Oriente Medio, Rusia y África. La región de las Américas, que es la más popular para la compañía, se divide en cuatro divisiones más pequeñas. Starbucks también tiene divisiones basadas en productos. Por ejemplo, hay una división para productos como las tazas de Starbucks y otra para productos horneados. En los niveles más bajos de la organización, Starbucks tiene equipos de empleados, especialmente a nivel de tienda. Esta compleja estructura matricial sirve bien al gigante del café, lo que permite a la compañía operar con éxito miles de tiendas en todo el país.
Ejemplos del sistema plano: Los sistemas planos son populares entre las nuevas empresas y las empresas de tecnología. Un ejemplo famoso del sistema plano es Zappos. En 2013, el CEO de la masiva empresa de calzado anunció una nueva estructura de gestión llamada holacracy, una configuración para fomentar la colaboración mediante la eliminación de la jerarquía laboral. La compañía prohibió títulos de gerente. Ya no tendría títulos de trabajo y no habría jefes. Cada empleado estaría a cargo de su propio trabajo. La compañía esperaba estimular la innovación y la creación eliminando la burocracia relacionada con la jerarquía y la toma de decisiones. Sin embargo, Zappos lucha por mantener las operaciones realmente planas.
Esta es una lucha de muchas grandes empresas que implementan una estructura plana. Muchas empresas nuevas han hablado sobre la dificultad de mantener una estructura organizativa plana cuando experimentan un crecimiento exponencial. Los estudios encuentran que los empleados encuentran estructuras jerárquicas reconfortantes y prácticas. Por lo tanto, una estructura organizativa plana es quizás una buena opción para un negocio que se encuentra en sus primeras etapas, para estimular la innovación y el crecimiento. Sin embargo, la mayoría de las empresas más grandes se alejan de un sistema plano, ya que puede volverse incómodo de administrar con el tiempo.
