El Formulario W-2 del IRS muestra los salarios ganados durante los años, así como los impuestos retenidos de esos salarios. Los empleadores deben emitir un formulario W-2 para cada empleado. Los empleados archivan copias de sus formularios W-2 con sus formularios de impuestos federales y estatales. El W-2 sirve como prueba de ingresos para el empleado y como prueba de los salarios pagados y los impuestos retenidos para el empleador. Los formularios W-2 también contienen información sobre las contribuciones a las cuentas de jubilación y los beneficios de seguro de salud provistos por el empleador.
W-2 para el empleador
Si tiene empleados, debe presentar un formulario W-2 para cada empleado. Debe proporcionar copias del W-2 tanto al empleado como al IRS. Debe proporcionar un W-2 incluso si el empleado trabajó solo una parte del año. Llene el formulario W-2 con el nombre y la dirección del empleado, el número de Seguro Social, la cantidad de salarios brutos pagados al empleado, la cantidad de salarios sujetos a impuestos y las cantidades retenidas para los impuestos federales sobre la renta, Medicare e impuestos de la Seguridad Social. Indique cualquier monto antes de impuestos retenido de los cheques de pago del empleado para los beneficios de jubilación. Si se encuentra en un estado con impuestos estatales sobre los ingresos, debe completar las casillas en la parte inferior del formulario W-2 para indicar los montos que retuvo para los impuestos estatales sobre los ingresos.
W-2 para el empleado
Reporte la información en su formulario W-2 sobre sus ganancias y los impuestos retenidos de sus cheques de pago en su Formulario 1040 o 1040EZ. Si recibe más de un W-2 porque tenía más de un empleador, sume las cantidades que se muestran en estos formularios. Si presenta sus declaraciones de impuestos por correo, adjunte la Copia B de su W-2 a su declaración federal y la Copia C a su declaración estatal. Si declara sus impuestos electrónicamente, no necesita enviar copias de su W-2, pero debe mantenerlas en el archivo. Si un preparador de impuestos presenta su e-files, debe proporcionarle una copia de su formulario W-2.
Plazos de presentación
Los empleadores deben proporcionar a los empleados sus formularios W-2 antes del 31 de enero (2 de febrero de 2015 debido al fin de semana). Además, los empleadores deben presentar la Copia A del W-2 de cada empleado junto con un formulario W-3 al IRS antes del 28 de febrero (2 de marzo de 2015). Si presenta sus archivos W-2 y W-3 electrónicamente, tiene hasta el 31 de marzo. Si no puede cumplir con la fecha límite para presentar sus formularios W-2 y W-3 ante el gobierno federal, puede solicitar una extensión de 30 días. al presentar el Formulario 8809, Solicitud de extensión de tiempo para presentar declaraciones de información. Esta extensión se aplica solo a la fecha límite para presentar una solicitud al gobierno, no a la fecha límite para suministrar los formularios W-2 a sus empleados. Los empleados tienen hasta el 15 de abril para presentar sus declaraciones de impuestos, incluida su información W-2, a menos que soliciten una extensión.
Corrección de formularios
Antes de emitir un W-2 como empleador, y cuando reciba su W-2 como empleado, verifique que el número de Seguro Social y el nombre que figuran en el formulario sean correctos. Si el número o nombre no es correcto, el empleador puede emitir un W-2 corregido.
