Los procedimientos escritos de la oficina ayudan a las empresas a funcionar sin problemas y de manera más eficiente. Los procedimientos básicos describen las prácticas de la oficina central: los procedimientos, quién los realiza y lo que se hace. Las oficinas tienen pautas para la administración de personal, depósitos en efectivo, correo entrante y saliente, correspondencia y reembolsos.
Manejo del correo diario (recepcionista)
El correo entrante se abre y el contenido está sellado con la fecha. Los cheques se colocan en el contenedor "Para depositar". El correo se clasifica por destinatario y se coloca en la bandeja de correo de la persona.
Él prepara el depósito bancario y hace copias de los cheques recibidos. Los archivos adjuntos son grapados a las copias del cheque. Él entrega los cheques y las copias del comprobante de depósito y los documentos adjuntos a las cuentas por cobrar.
El correo saliente se envía por correo postal y se lleva a la oficina de correos cada noche.
Procedimientos telefónicos
Contesta el teléfono por el tercer timbre. El saludo estándar es "Buenos días, ABC Company, John hablando. ¿Cómo puedo ayudarlo?" Responda "Un momento" y ponga a la persona que llama en espera.
Revise el calendario de la oficina para los empleados ausentes. Si está ausente, infórmeselo a la persona que llama y pregunte si alguien más puede ayudar. Si la persona está adentro, anuncie a la persona que llama y desvíe la llamada. Si la línea está ocupada, infórmeselo a la persona que llama y ofrezca un correo de voz o un mensaje escrito.
Los mensajes incluyen el nombre de la persona que llama, la hora y la fecha, el motivo de la llamada y el número de devolución de llamada. Ponga el mensaje en la ranura de correo del destinatario.
Administración de suministros de oficina (secretaria)
Los suministros estándar son inventariados y ordenados mensualmente. El calendario de la oficina se revisa para los correos programados y los suministros necesarios. Ella prepara el formulario de pedido de suministros de oficina y el gerente de la oficina lo autoriza antes de colocarlo.
Para suministros no estándar, complete un formulario de solicitud de suministros y envíelo a la secretaria.
Mantenimiento del calendario de oficina (secretaria)
Ella tiene la responsabilidad del calendario de la oficina. Al programar una reunión, verifique el calendario de conflictos y envíe la solicitud a la secretaria.
Los correos mensuales para clientes, marketing y promoción se ingresan en el calendario de la oficina. Los empleados responsables de estos pueden enviar las fechas por correo electrónico a la secretaria.
Envíe por correo electrónico las fechas de viaje, las ausencias de los empleados y las vacaciones a la secretaria.
Reembolsos de viajes, solicitudes de cheques y tarjetas de crédito
Los reembolsos de viaje se procesan semanalmente. Utilice el formulario de viaje aprobado. Ingrese la fecha del gasto, el tipo de gasto y la razón del gasto. Adjunte recibos legibles de los gastos. No se reembolsan importes sin un recibo.
Utilice el formulario de solicitud de cheque aprobado para cheques irregulares. Complete la información del beneficiario, la fecha necesaria, el monto de cheque y las secciones de motivos. Obtener la aprobación de un gerente o el contador.
Las tarjetas de crédito se procesan mensualmente. Se necesita un recibo por cada compra. Ingrese su nombre, el motivo del gasto y otra información de identificación en el recibo. Cualquier cargo sin recibos, y cargos personales, se deducen del pago del empleado.
Pagos de clientes y facturas.
Los pedidos de los clientes completados se envían dos veces al día a la entidad de control por parte del empleado de envío y se facturan al final del día hábil.
Los depósitos diarios recibidos por A / R se aplican al final del día hábil.
