Los empleadores incurren en enormes gastos asociados con el mantenimiento de una fuerza laboral. Los costos para los trabajadores empleadores incluyen mucho más que simplemente salarios, compensaciones, incentivos y bonificaciones. Calcular la carga laboral significa tener en cuenta cada dólar gastado en nombre del empleado y del empleador. Si bien los especialistas en compensación de recursos humanos son generalmente responsables de calcular la carga laboral, el liderazgo ejecutivo de una organización también debe participar en el proceso. Las proyecciones de la empresa, los ingresos, los procesos presupuestarios y los objetivos se basan en los costos históricos, actuales y previstos de la mano de obra.
Reúna toda la documentación relativa al estado del empleado. Pídale a su personal de TI que le ayude a compilar los datos de los empleados, como salarios, compensaciones, aumentos basados en el rendimiento, recompensas monetarias y otros pagos de incentivos financieros. Incluir gastos anticipados y proyectados que afecten a la fuerza laboral. Los gastos anticipados incluyen tendencias de contratación basadas en mercados recientemente abiertos o expansión en mercados globales que aumentarán el reclutamiento, la contratación, la capacitación y el desarrollo, y otros gastos laborales.
Investigue los registros de nómina para determinar los montos pagados por los impuestos federales, estatales y locales según el empleo. Si su organización administra trabajadores remotos, verifique dos veces los montos de impuestos estatales y locales para los empleados ubicados en lugares alejados del sitio de su sede. Examine las reglas y regulaciones que el Servicio de Impuestos Internos publica sobre las actualizaciones y los cambios de la legislación fiscal según el año fiscal y el año calendario de su compañía. Los empleadores que subcontratan las funciones administrativas de nómina deben comunicarse con el proveedor para obtener esta información. Asegúrese de que la información que obtenga de un proveedor externo sea precisa y esté actualizada.
Revise los costos de los beneficios y otros gastos relacionados con el seguro de los empleados. Los costos de seguro de los empleados incluyen las contribuciones de los empleadores para los planes de atención médica grupal, las primas de seguro para los programas de compensación y seguridad de los trabajadores y el seguro obtenido para los ejecutivos, como las políticas de responsabilidad general y de errores y omisiones. Los bufetes de abogados, los proveedores de atención médica y otros proveedores de servicios profesionales también deberán calcular las primas de los seguros de mala praxis, la responsabilidad del empleador y las tarifas de gestión de riesgos. Las coberturas de seguros, como la discapacidad a corto y largo plazo, son montos adicionales pagados en nombre de todos los empleados.
Determine los montos que contribuye a los planes de protección de ingresos, opciones de compra de acciones, programas de compra de acciones para empleados y contribuciones del empleador a los planes de ahorro de jubilación 401 (k) o 403 (b), que son elementos de la carga laboral total. Las contribuciones de los empleadores se basan, en muchos casos, en las contribuciones reales y proyectadas de los empleados, por lo tanto, subestimar sus contribuciones podría llevar a totales inexactos. Es más seguro asumir que todos los empleados participarán en alguna forma de ahorros para la jubilación que basar sus cálculos en suposiciones de que solo una fracción de su fuerza laboral está planificando para ingresos futuros. Los empleadores que proporcionan pensiones tradicionales probablemente tendrán una tarea más fácil de proyectar la carga laboral. Los cambios en el empleo debido a la rotación, la retención y el desgaste tienen un impacto en los montos de pensión garantizados.
Utilice la información que recopiló e investigue sobre aumentos anticipados y aumentos de impuestos para preparar hojas de cálculo y fórmulas que se puedan realinear fácilmente según los informes del censo de empleados. Los empleadores que prestan especial atención a los detalles son capaces de producir cifras precisas en las que los ejecutivos de finanzas pueden confiar durante las asignaciones presupuestarias. Si su trabajo incluye hacer una presentación sobre la carga laboral a un comité ejecutivo, incluya una explicación de sus procesos y la justificación de cualquier modificación basada en las tendencias de empleo.
