Las empresas de hoy tienen la suerte de tener muchas herramientas disponibles para ayudar a facilitar la comunicación efectiva. Desde las aplicaciones de mensajería a las videollamadas y las plataformas de colaboración de equipos en línea, no faltan formas de comunicarse con colegas, clientes, socios y partes interesadas de negocios. Si bien hay varios sistemas de comunicación diferentes que las empresas pueden incorporar en sus procesos cotidianos, las cualidades de una comunicación efectiva siguen siendo necesarias, independientemente de la plataforma que se esté utilizando.
Escucha atentamente la conversación
Escuchar es un elemento clave requerido para una comunicación efectiva. En los negocios, es importante practicar la escucha activa, lo que significa hacer un esfuerzo por escuchar y entender lo que alguien te está diciendo. Si un colega le está hablando sobre un problema con un cliente, es importante que comprenda los detalles antes de comenzar con una solución.
A las personas no les gusta conversar con alguien que no se toma el tiempo para escuchar lo que tienen que decir. Para mostrarle a su colega que está listando activamente, puede repetir o reformular partes de su conversación para demostrar su comprensión de la situación con el cliente. Hacer preguntas para obtener una aclaración de los detalles también es una forma de escuchar activamente y obtener una comprensión completa del panorama general.
Conoce a tu audiencia
Modificar el mensaje basado en la audiencia es un criterio para una comunicación efectiva. Lo que tenga que decir a una persona no será correcto para otra en función de su función en la organización y su conocimiento del tema. Para hacer llegar su mensaje de manera efectiva, necesita modificar su idioma, tono y el medio para que sea adecuado para su audiencia.
Por ejemplo, la forma en que habla con un ejecutivo en su organización puede ser diferente de la forma en que habla con un compañero, incluso si el contenido de su mensaje es el mismo. Algunas personas usan un lenguaje más formal con los superiores mientras usan un lenguaje informal de negocios con colegas. La cultura de su empresa también afectará la forma en que se comunica con las partes interesadas internas y externas.
Sea conciso, completo y correcto
Proporcionar una comunicación concisa y precisa ayuda a evitar la repetición y la frustración. Al eliminar detalles innecesarios de la comunicación, puede reducir las posibilidades de malentendidos. En estos días, la capacidad de atención de las personas es breve, por lo que transmitir su mensaje en diez minutos es más efectivo que tomar 30 minutos. Por ejemplo, si se reúne con un cliente sobre una oportunidad de ventas, muéstrele que respeta su tiempo manteniendo su presentación lo más concisa posible.
Si bien la comunicación efectiva es breve y concisa, también debe ser completa. Esto significa que el mensaje debe incluir todos los datos pertinentes, y debe estar organizado de manera lógica, para que sea fácil de seguir. En función de con quién esté hablando, puede asumir ciertos aspectos de su conocimiento, al tiempo que proporciona detalles que tal vez no conozcan. Proporcionar el significado completo del mensaje es clave para la comunicación efectiva. Por ejemplo, si está trabajando con un nuevo socio comercial y está discutiendo la compra de suministros de ellos, es esencial proporcionarles todas las especificaciones de los materiales que necesita. Sin proporcionar esa información valiosa, es posible que el proveedor no pueda entregar las piezas correctas, lo que podría causar frustración, demoras y malas relaciones.
Proporcionar los hechos tal como están sin exagerarlos es una de las cualidades de las buenas habilidades de comunicación y evita la ambigüedad y la confusión. Si está tratando con una queja que un cliente tiene con un empleado, por ejemplo, debe recibir comentarios de ambas partes para comprender el problema.
Incorporar comentarios en el mensaje
La comunicación efectiva implica dar y recibir retroalimentación oportuna. Los comentarios ayudan a mostrarle a usted y a la persona con la que se está comunicando si el mensaje se envió y recibió con precisión. Si la retroalimentación es completamente fuera de la base, esto puede mostrar que no se comunicó de manera efectiva o que el receptor no entendió completamente su significado.
En un entorno empresarial, la retroalimentación es fundamental cuando se trabaja en equipo. Por ejemplo, si está en una posición gerencial, deberá proporcionar a su personal comentarios constructivos sobre su desempeño, su rol y sus habilidades de comunicación con los clientes. La retroalimentación también implica elogiar, lo que puede aumentar la moral de la empresa y aumentar la camaradería.
Además de proporcionar retroalimentación, la comunicación efectiva también requiere recibirla. La retroalimentación constructiva es útil para mejorar su rendimiento en el trabajo. Si está a cargo de dar un discurso durante una reunión en toda la empresa, por ejemplo, asegúrese de pedir comentarios a los miembros clave de su personal después del discurso. Sus comentarios le indicarán si su discurso fue efectivo para transmitir su mensaje, y le mostrarán si su personal entendió los puntos principales que quería comunicar. Sus comentarios también le mostrarán áreas donde necesita mejorar sus habilidades de comunicación. Por ejemplo, si la crítica fue que el discurso fue demasiado largo, sabrá que la próxima vez puede trabajar para ser más conciso en su comunicación.
Muestra respeto a través de tu conversación
Ser respetuoso con las personas con las que se comunica es un criterio importante para una comunicación efectiva. La gente está más motivada para comprometerse contigo si muestras respeto por ellos y por sus ideas. Por ejemplo, si te encuentras con un prospecto por primera vez, puedes mostrar respeto al hablar con ellos usando su nombre, lo que los hace sentir apreciados. Tomarse el tiempo para leer acerca de sus negocios y abordarlos en su conversación le ayuda a mostrarle a la perspectiva que los respeta.
Si está hablando con un socio comercial por teléfono, demuestre respeto respetando la conversación en cuestión. En lugar de revisar su correo electrónico o navegar por la web mientras habla por teléfono, mantenerse comprometido con ellos durante la llamada telefónica es algo respetuoso.
Cuando se comunique por correo electrónico con colegas, tómese unos minutos adicionales para revisar su mensaje, por lo que está libre de errores tipográficos y ortográficos o errores gramaticales. Demuestras respeto al dedicar tiempo a construir tu mensaje con cuidado.
No te olvides de la comunicación no verbal
Las palabras que utilizamos para comunicar constituyen menos del 10 por ciento del mensaje que transmitimos. Esto significa que las señales no verbales son críticas para una comunicación efectiva. El tono de su voz muestra la forma en que se siente cuando se comunica. Si quieres ser amigable, por ejemplo, asegúrate de que tu tono sea amigable.
Sus gestos con las manos, su postura y su lenguaje corporal ayudan a transmitir el significado de sus palabras. Al cruzar los brazos, las señales de que estás a la defensiva o cerrada al hacer contacto visual indican que estás buscando hacer una conexión.
Preste atención a las señales no verbales que están comunicando la persona con la que está hablando. Su postura, tono y lenguaje corporal le mostrarán cómo se sienten con respecto a lo que está diciendo y pueden ayudar a guiar la forma en que se comunican con ellos.
Requisitos del buen sistema de comunicación
Un buen sistema de comunicación requiere que elija el sistema de comunicación correcto para el trabajo en cuestión. Con tantas opciones disponibles como teléfono, mensajería, correo electrónico y en persona, tiene que elegir el medio que mejor se adapte al tema de la conversación. Por ejemplo, no enviaría un mensaje de texto a su jefe para que renuncie a su puesto o para solicitar un aumento de sueldo. Ese tipo de conversaciones importantes deben tener lugar en persona. Del mismo modo, no necesita una reunión en persona por problemas comerciales menores, que se pueden comunicar por correo electrónico para ahorrar tiempo y recursos.
