Al realizar una subasta silenciosa, la organización es clave. Comience a planificar al menos un par de meses, preferiblemente tres meses, antes de tiempo para solicitar donaciones y comercializar el evento de manera efectiva. Mantener las donaciones y toda la documentación de respaldo en orden a medida que las recoja facilita la configuración de la subasta silenciosa.
Planificar el futuro
Una subasta silenciosa exitosa necesita dos cosas: muchos artículos de subasta ** en una variedad de puntos de precios y una lista de invitados llena de personas dispuestas a participar con su dinero **. Para encontrar los artículos correctos, involucre a su comité en la solicitud de donaciones. Muchas empresas, como spas, joyerías y tiendas de deportes, donan bienes o servicios a cambio de una carta de donación, y las personas a menudo aceptan ofrecer artículos como una semana en una casa de vacaciones o un día en el lago en un yate. Pida a los miembros de su comité que inviten a la mayor cantidad posible de personas en sus redes. ** El uso de esa conexión personal hace que las personas tengan más probabilidades de asistir y hacer una oferta generosa **. Prepare un plan de marketing para promover el evento en la comunidad, así como a través de las redes sociales, los periódicos y los grupos profesionales locales. Asegúrese de que conozcan la importancia de la causa de su organización para que los invitados lleguen preparados para abrir sus corazones y billeteras.
Configuración de la subasta
Antes de la subasta, prepare hojas de pujas fáciles de entender para cada artículo. Escriba la descripción del artículo, el valor estimado y el donante en la parte superior de cada hoja. Use el resto de la hoja para las líneas que deben completar los invitados que incluyan sus nombres y montos de oferta. Si tiene una oferta mínima, generalmente el 50 por ciento del valor estimado, o los niveles mínimos de aumento, la cantidad que los invitados deben aumentar en cada momento, incluya esa cantidad en la hoja. Ponga las mesas lo suficientemente separadas para que los invitados puedan caminar fácilmente entre ellas; 6 pies entre mesas suele ser suficiente. Organice los elementos de manera atractiva, mostrando elementos para que sean fáciles de ver desde arriba. Algunos planificadores prefieren tener una mesa para los artículos de mayor precio. No es probable que los artículos pequeños, como una selección de gel de baño, reciban ofertas altas, así que agrúpelas siempre que sea posible para crear un artículo más grande. Por ejemplo, puede agrupar el gel de baño con una tarjeta de regalo de spa, una bata cómoda y zapatillas suaves para una cesta de mimos.
Elevando el entusiasmo
Como parte de su proceso de comercialización, ** muestre fotos y descripciones de los artículos más interesantes para alentar a los postores a asistir **. Estos pueden incluir paquetes de vacaciones, boletos deportivos difíciles de conseguir o ilustraciones de edición limitada. Durante el evento, planifique ** cerrar las subastas en etapas **, comenzando con los artículos menos costosos. Haga que los voluntarios emitan advertencias a medida que se acercan los límites de tiempo para que los postores puedan apresurarse a recibir sus ofertas ganadoras. Cerrar las subastas en grupos deja los artículos más caros como los últimos artículos disponibles. Los oferentes no se distraen con otros artículos en los que podrían estar ofertando, lo que les permite centrar sus esfuerzos en los artículos que hacen que su organización tenga más dinero.
Cerrándolo
Facilitar que la gente lo revise le ayuda a terminar la noche con una buena nota, con suerte obteniendo más buena voluntad para su organización. ** Tener varias estaciones de salida **, todas equipadas para llevar efectivo, cheques y tarjetas de crédito. Llevar las hojas de licitación a las estaciones de salida para clasificarlas garantiza que estén disponibles de inmediato en caso de que el licitante deba retirarse antes. Ordene las hojas de ofertas por ganador alfabéticamente antes de la hora de salida al final de la noche, o llame a los oferentes por su nombre para retirarlas sin una línea. Enviando notas de agradecimiento a los donantes e invitados inmediatamente después del evento. Verifique las letras para asegurarse de agradecerles por los artículos correctos entregados o comprados. Si corresponde, incluya también cartas de donación de impuestos.
