Si planea iniciar un centro de llamadas, puede dejar de lado de forma segura la antigua recomendación de que la ubicación lo es todo. Debido a que su único contacto con los clientes, o la mayoría de ellos de todos modos, nunca lo visitará en persona, el espacio adecuado es más importante que el lugar. Los requisitos de infraestructura y almacenamiento de datos también son consideraciones vitales. Además, como el entorno de trabajo puede ser bastante ruidoso, la disposición física no solo debe ser cómoda para sus empleados, sino que también debe reducir el ruido.
Requisitos de material cuadrado
Response Design Corp., que se especializa en el diseño de centros de llamadas, analiza los requisitos de espacio en términos de "pies cuadrados por asiento", recomendando que permita 125 a 150 pies cuadrados por asiento. "Este número de pies cuadrados se aplica a todas las necesidades de áreas comunes, no solo a las medidas cúbicas", señala el Diseño de Respuesta. En cuanto al espacio de cubículo, cita un centro de llamadas donde a cada representante de servicio al cliente se le proporcionó un cubículo de 33 pies cuadrados. Combinando esos enfoques, si planea comenzar con 10 teléfonos, necesitará aproximadamente 330 pies cuadrados de espacio para cubículos y entre 920 y 1,170 pies cuadrados adicionales para una sala de reuniones, baños y almacenamiento de datos.
Determinar los requisitos de infraestructura
Trabaje con un consultor de telecomunicaciones de negocios para determinar las necesidades de infraestructura. El cableado interno, el sistema telefónico y los requisitos de ancho de banda son algunas de las consideraciones más importantes. Por ejemplo, decida si las líneas telefónicas tradicionales de circuito conmutado o el Protocolo de voz sobre Internet son la mejor opción. Si elige VoIP, verifique si un sitio potencial ya está configurado para el servicio de red de fibra óptica y si puede aumentar los costos de las modificaciones necesarias en el pago del arrendamiento o si debe pagar estos costos por adelantado. El ancho de banda se refiere a la velocidad de transmisión de datos, que a su vez determina tanto la velocidad como la eficiencia de sus conexiones a Internet.
Optimizar el entorno de almacenamiento de datos
Para garantizar el tiempo de funcionamiento y la confiabilidad del sistema, instale el equipo de datos en una habitación cerrada equipada con un sistema de aire acondicionado y un equipo de monitoreo de humedad separados. Avtech Software, Inc., una firma que se especializa en la temperatura del centro de datos y los controles ambientales, recomienda una temperatura ambiente de entre 68 grados y 75 grados Fahrenheit, y un nivel de humedad relativa entre el 45 por ciento y el 55 por ciento.
Compra de Software y Equipo
En su libro "Comdex Call Center Training Course Kit", el autor y empresario Vikas Gupta recomienda que todos los nuevos centros de llamadas comiencen con cinco tecnologías básicas. Estos incluyen una conexión a Internet, un distribuidor automatizado de llamadas, un sistema de respuesta de voz interactivo, integración de telefonía informática y herramientas de contacto con el cliente. Si se enfoca en las llamadas salientes, también necesitará un software de marcación predictiva. Cada agente también necesitará una computadora y un auricular. Los precios del software y el equipo varían considerablemente, por lo tanto, compare y obtenga por lo menos tres presupuestos antes de tomar una decisión de compra.
Minimizar el ruido
Los teléfonos de llamada, las conversaciones en curso y los equipos operativos contribuyen a crear un entorno de trabajo ruidoso. Esto hace que la planificación del piso, la distribución y el diseño de la estación de trabajo para reducir el ruido sean vitales Las opciones para lograr esto incluyen separar las estaciones de trabajo en lugar de agrupar a los agentes, agregar paneles de barrera de sonido entre las estaciones de trabajo, construir una o dos oficinas privadas para usar en reuniones y llamadas que requieren privacidad y albergar impresoras y máquinas de copia lejos de las estaciones de trabajo. Las plantas y los muebles blandos que amortiguan el ruido, como persianas, alfombras, cojines y sillas acolchadas pueden reducir aún más el ruido.
