La competencia por la lealtad de los consumidores hace que sea importante para las empresas hacer todo lo posible para satisfacer razonablemente las necesidades de los clientes. Para mantenerse al día con sus prioridades de servicio, muchas empresas adoptan una carta de servicio al cliente, un documento que detalla los objetivos y procesos del servicio al cliente. Escribir una carta de servicio al cliente no toma una gran cantidad de tiempo o dinero.
Desarrolle una declaración general de su negocio que describa lo que hace o los productos y servicios que ofrece. Por ejemplo, si usted es dueño de una compañía de joyería, su descripción general podría ser que "XYZ Company es un negocio artesanal que crea joyas hechas a mano hechas de piedras preciosas genuinas".
Anote sus objetivos de servicio al cliente. Por ejemplo, si posee una empresa de diseño gráfico, sus objetivos podrían ser completar pedidos dentro del marco de tiempo citado con menos de tres revisiones. Si dirige una tienda de calzado deportivo, sus objetivos de servicio al cliente podrían ser ayudar a cada cliente a encontrar el calzado más adecuado para su deporte y tener el conocimiento suficiente para responder a todas las preguntas que tengan sobre el calzado deportivo.
Anote los derechos de sus clientes en relación con su negocio. Por ejemplo, una tienda de ropa puede considerar que sus clientes tienen el derecho de recibir una asistencia cortés y oportuna y un pago rápido.
Agregue una sección a su carta que detalle lo que hará su compañía para asegurarse de cumplir con sus objetivos de servicio al cliente y observar los derechos de sus clientes. Volviendo al ejemplo de la tienda de ropa, puede decidir que mantendrá todas las pantallas presentables o ordenadas, saludará a cada cliente con una sonrisa y presentará regularmente nuevas tendencias a su inventario.
Tenga en cuenta en su carta lo que pueden hacer los clientes si sienten que no se respetaron sus derechos, o si no se cumplieron sus objetivos de servicio al cliente. Esto puede incluir la dirección postal, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de un departamento de quejas del cliente o del gerente de la compañía.
Publique la carta de servicio al cliente en el sitio web, blog o en su tienda u oficina de su empresa.
