Todos hemos tenido una mala experiencia de servicio al cliente y en esta época, esperamos más por nuestro dinero. Si escribe una carta debidamente redactada a la persona adecuada para explicar lo que sucedió, puede obtener un reembolso o un reemplazo, según su problema.
Reúne los hechos. Si tiene un recibo de una compra, téngalo delante. Asegúrese de saber la fecha y la hora del incidente, así como el nombre del empleado responsable, si es posible.
Anote sus quejas primero. A veces, después de una experiencia con un servicio al cliente deficiente, puede estar enojado y no pensar racionalmente. ¡Garabatee eso primero y sácalo de tu sistema!
Averigua a quién dirigir la carta. Si un empleado lo trató mal, averigüe quién es el gerente de la tienda. Una mirada rápida en línea o una breve llamada telefónica encontrarán esta información. Si se trata de un gerente, deberá averiguar quién es el propietario o el gerente regional para que la carta llegue a las manos adecuadas. Muchas compañías más grandes tienen un formulario que puede completar en línea, pero casi nunca obtienen una respuesta. Es mejor escribir y enviar tu propia carta.
Comience a escribir su carta. En el primer párrafo, trate de mencionar algo bueno sobre el negocio o la experiencia. Si ha comprado allí antes sin ningún problema, dígales eso. Agregar algunos comentarios positivos ayudará al tono general de la carta.
En los siguientes párrafos, explique la situación. Anote la fecha, la hora y el nombre del empleado y entre en detalles sobre lo que salió mal y por qué fue inaceptable para usted.
Después de su lista de quejas, agregue un párrafo con lo que solicita para hacer las cosas bien. Si salió a comer y la comida fue terrible, pida una comida gratis para poder darle otra oportunidad a su restaurante. Si el producto fue basura, solicite un reembolso para que pueda comprar un producto mejor en otro lugar. Si solo estás escribiendo para que estén al tanto de una mala situación, díselo.
Cierre su carta indicando nuevamente algo positivo sobre la compañía o el servicio.
Firme su carta y agregue su nombre, dirección y número de teléfono debajo de su firma para que el administrador / propietario pueda comunicarse con usted.
La mejor manera de obtener esta carta en las manos correctas es entregársela en mano, si es posible. Si la situación ocurrió localmente, vaya a la tienda y pida hablar con la persona a quien se dirigió la carta. Esto te dará resultados mucho más rápidos. Puede explicar la carta entonces y allí, o simplemente puede entregársela y dejarla.
Si la entrega en mano no es posible, envíe la carta por correo.
Dale al administrador una semana más o menos para que te contacte. Si no escucha nada después de ese período de tiempo, llámelos y pregunte si su carta ha sido recibida. Muchas veces, están trabajando en un plan para retenerlo como cliente y, a veces, eso toma más de unos pocos días para averiguarlo.
Si la compañía hace todo lo que está a su alcance para hacer las cosas bien, dígaselo a la gente. ¡Un buen servicio al cliente merece ser difundido de boca en boca!
Consejos
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No escriba la carta cuando todavía esté enojado. Date unos días para calmarte si es necesario.
