Pocas situaciones son más incómodas que tener que decirle a un empleado o cliente "No". La gente de negocios a menudo siente que la negativa a cumplir con las solicitudes crea malos sentimientos sobre ellos y el negocio, lo que podría afectar las ventas futuras. Peor aún, cuando un cliente o empleado apela una decisión, es posible que tenga que decir no no una vez, sino dos veces. En este punto, el escritor está preocupado por el tono correcto que se debe utilizar y la cantidad de información que debe revelar, por temor a que la correspondencia genere más consultas o incluso acciones legales.
Obtenga un pedazo de papel con membrete de la empresa para usar en su respuesta. Una respuesta a una apelación representa la última palabra sobre el tema, y el uso del papel con membrete oficial ayuda a transmitir la impresión de autoridad.
Escriba la fecha, omita un espacio y escriba el nombre completo y la dirección del destinatario.
Para omitir otro espacio, escriba "Estimado Sr./Ms.(nombre de inserción)" seguido de dos puntos. Si cree que es necesaria una firmeza especial, omita "querido" y simplemente escriba el nombre del destinatario. Salta otro espacio.
En el primer párrafo, informe al destinatario de inmediato si se concede su apelación y explique brevemente por qué recibió su solicitud.
Si no está accediendo a la apelación, agradezca a la receptora por su interés en su negocio o por su arduo trabajo, y al final del párrafo, déle la mala noticia. Colocar las malas noticias al final del párrafo te da la oportunidad de suavizar el golpe primero, lo que ayuda a retener la buena voluntad del destinatario. Explique la razón para rechazar la solicitud brevemente; evite dar tantos detalles que el destinatario pueda examinar la política y cuestionarlo.
Proporcione cualquier información de seguimiento adicional en el segundo párrafo. Si rechazó la apelación, hágale saber que su decisión es definitiva y que el asunto está cerrado.
Escriba "Saludos" o "Sinceramente" y omita tres espacios de línea. Imprima la letra y firme encima de su nombre con tinta azul o negra. Conserve una copia de la carta para sus registros.
Envíe la carta por correo certificado para conservar un registro de su respuesta y una prueba de que el destinatario recibió la carta. Este registro puede ser importante si el asunto va a la corte.
