El desarrollo de procedimientos de oficina beneficia a su oficina o negocio al ayudarlo a usted y a su equipo de administración a estandarizar operaciones específicas. Los procedimientos de oficina ayudan a mantener la excelencia del servicio y sirven como una guía que proporciona la información necesaria para garantizar la calidad del servicio. La creación de procedimientos claros y precisos se puede lograr siguiendo la secuencia directa de planificación del contenido, escribiendo los procedimientos, produciendo un manual o guía y siguiendo todas las revisiones hechas a los procedimientos. Los procedimientos de oficina se pueden escribir para una función de oficina específica o para la administración de toda la oficina.
Artículos que necesitarás
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Grabadora de cinta (opcional)
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Cuaderno y procesador de textos
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Calendario o programador
Escriba por qué está escribiendo los procedimientos y quién los usará. Identifique con qué frecuencia se utilizarán los procedimientos, o las secciones de los procedimientos. Ser específico te ayuda a enfocar y estructurar el esfuerzo de documentación.
Cree un programa para recopilar información sobre qué tareas se realizan y con qué frecuencia se completan las tareas. Entreviste a expertos en desempeño de tareas y registre los pasos realizados para completar cada actividad dentro de una tarea. Si crea los pasos desde cero, dibuje un diagrama de flujo simple de los pasos que el personal sigue de principio a fin para completar la tarea.
Determine cuándo se entregará el documento y si estará en un formato impreso o en línea. Por motivos prácticos, los procedimientos en papel son ideales porque sirven como una guía de referencia fácil y son útiles durante la capacitación de procedimientos. Tener una estructura de archivos y una simple convención de nomenclatura de archivos es útil cuando se crean procedimientos.
Divide los procedimientos en secciones según la función. La creación de tareas específicas de la función asigna una función y responsabilidad a una persona o departamento, que debe completar la tarea.
Escribe los pasos de procedimiento necesarios para completar cada tarea. Usando las notas de la entrevista escritas o grabadas en el Paso 2, escriba la actividad en secuencia para que cualquiera pueda completar la actividad y la tarea con éxito. Después de documentar completamente las tareas, realice una revisión ortográfica y revise el contenido completo. Es ideal que uno o dos expertos verifiquen el borrador del documento para verificar su exactitud.
Realice las correcciones necesarias y genere un segundo borrador final. Teniendo en cuenta la fecha de entrega de su documento, realice una verificación final del documento y luego produzca el documento final para su impresión o referencia en línea. Coloque la copia en una carpeta de tres anillos para reemplazar fácilmente la página cuando se realicen las actualizaciones.
Consejos
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El uso de cualquier información existente o diagramas de flujo de tareas reducirá el tiempo requerido para completar el desarrollo de procedimientos y ayudará a garantizar que se minimicen los errores operativos.
En promedio, lleva aproximadamente seis semanas completar el proceso de documentación y revisión.
