Cada empleador tiene el deber moral y legal de proteger a la empresa y a sus empleados tanto de la conducta indebida ilegal como de las acciones que crean un entorno laboral hostil. Realizar una investigación en cualquier momento en que reciba una queja o tenga motivos para creer que un empleado se está involucrando en una conducta indebida es vital para cumplir con estas responsabilidades. A menos que tenga razones válidas para no hacerlo, informar a las partes involucradas que se llevará a cabo una consulta es un primer paso común.
Formato de memoria interna
Aunque puede redactar la carta en una nota o en un formato de carta comercial, una nota es más común para las comunicaciones internas. Además, el título o la línea de asunto típica de una nota puede hacer que este formato sea más efectivo. Además de la línea de título, una nota también incluye la fecha, el nombre de cada destinatario y el nombre y título del remitente. Alinee a la izquierda y escriba un espacio en cada párrafo en el cuerpo de una nota y use un espacio doble entre párrafos. Incluya anotaciones especiales para marcar la nota como confidencial e indicar si la nota incluye algún archivo adjunto o adjunto.
El empleado acusado
Notificar al acusado por escrito antes de que comience la investigación. La carta de investigación debe explicar las acusaciones con el mayor detalle posible, incluidos los nombres, las fechas y las circunstancias. Describa el proceso de investigación, identifique los derechos legales que puede tener la persona acusada y dígale a la persona acusada que tendrá la oportunidad de contar su versión de los hechos, tanto por escrito como durante una entrevista personal. Dígale a la persona si se trata de "asuntos habituales" o si su función o deberes de trabajo requieren modificaciones hasta que se complete la investigación.
Notificación de investigación pendiente
Incluya al supervisor inmediato del empleado y al gerente del departamento en una notificación inicial. La carta debe explicar la naturaleza y alcance de la investigación pendiente. Además, la carta debe describir los pasos que deben tomarse antes de que comience la investigación, como por ejemplo, contabilizar y salvaguardar los activos y propiedades comerciales o modificar las obligaciones de un empleado. Finalmente, la carta debe indicar si los supervisores y gerentes participarán en la investigación y, de ser así, definir roles y responsabilidades específicas.
Cartas de la entrevista de investigación
Las cartas también deben dirigirse a cualquier persona que planee entrevistar a medida que avanza la investigación. Sin embargo, a diferencia de una notificación de investigación pendiente, que puede incluir más de un destinatario, las notificaciones de entrevista deben incluir un solo destinatario en la línea de la dirección, sin importar cuántas cartas envíe. La carta no debe proporcionar detalles específicos, sino que simplemente debe indicar que se puede entrevistar al empleado como parte de una investigación en curso, proporcionar el nombre de la persona que realizará la entrevista y establecer una expectativa de cooperación total. Además, la carta debe indicar que la nota es información confidencial y no es apropiada para la discusión entre oficinas.
