El servicio a la comunidad es un trabajo noble, pero a menudo no sucedería sin el trabajo preliminar que tiene lugar detrás de la escena. Organizar un evento de servicio a la comunidad es un esfuerzo multifacético, y es responsabilidad del presidente atender cada detalle. La planificación anticipada es crucial, e involucra todo, desde establecer metas hasta delegar tareas. Si aborda una lista de componentes con anticipación, aumenta la probabilidad de que su evento sea exitoso.
Elige una causa. Muchos tipos de proyectos caen dentro del ámbito del servicio comunitario. Algunas ideas incluyen proyectos para promover el medio ambiente, promover la seguridad, combatir el crimen o ayudar a las personas sin hogar.
Considere la razón principal por la que se necesita el proyecto. Si está planificando el evento en nombre de una organización, tenga en cuenta si el evento está dentro del espíritu de su misión organizativa.
Fijar metas. Identifique los objetivos específicos del proyecto y asegúrese de que sean medibles. Los objetivos medibles te ayudarán a evaluar el evento una vez que haya terminado.
Diseña el evento. Elija la fecha, hora y lugar. Luego, considere lo que se necesitaría, como un orador interesante, comida o una actividad única, para que las personas consideren el evento divertido y que valga la pena.
Describir las necesidades de personal. Detalle los deberes específicos y quién realizará esos deberes. Recluta voluntarios para llenar estos puestos.
Lista de recursos requeridos, materiales y suministros. Para fines de presupuestación, tenga en cuenta si cada artículo será donado o comprado. Si es donado, registre el valor en especie.
Ya sea mediante comunicación escrita o presentaciones personales, invite a posibles socios, como posibles patrocinadores de eventos, a participar en el evento. Comparta una historia convincente sobre cómo su proyecto impactará positivamente a la comunidad. Luego, explícales lo que pueden hacer para ayudar.
Complete un presupuesto propuesto que indique todos los ingresos y gastos anticipados. Incorpore todos los recursos, materiales y suministros de su lista en el presupuesto de gastos. Asegúrese de que el valor de los artículos donados se refleje en el presupuesto.
Promociona el evento. Comunique el evento a través de todos los medios posibles, como comunicados de prensa, correo directo, invitaciones personales, carteles, anuncios en sitios web y en diversos medios de comunicación social. El simple boca a boca también es muy efectivo para hacer correr la voz. Asegúrese de promover el evento en las escuelas del área (si corresponde) porque a muchos estudiantes se les exige que realicen horas de servicio comunitario y que estén dispuestos a participar.
Diseñe un plan alternativo en caso de que algo salga mal; nunca está de más tener un plan B. Describa los problemas potenciales (como el mal tiempo) que podrían obstaculizar la finalización exitosa del proyecto. Luego formule soluciones a estos problemas (como mover el evento dentro).
Formular un plan de acción específico. Enumere los pasos específicos para llevar el proyecto a una finalización exitosa. Mostrar las fechas previstas para cada paso. Divida los pasos para el día del evento en una lista separada, ya que puede ser la lista más detallada y la más referenciada durante el evento en sí.
