Compañías de todas las formas y tamaños tienen reuniones, ya sea una corporación global que lance una campaña de ventas de mil millones de dólares en Europa o una pequeña empresa familiar que decida actualizar sus acciones. La toma de minutos suele ser un componente esencial de las reuniones de la empresa, ya que proporciona a las empresas un registro preciso de eventos importantes, como los votos de los accionistas, las disputas de los trabajadores y la discusión de estrategias futuras.
Artículos que necesitarás
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Libreta y boligrafo
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Dictáfono o dispositivo de grabación
Examinar la agenda de la reunión anterior. Es posible que se hayan planteado puntos que necesitan un seguimiento en la reunión actual. Conocer estos temas antes de la reunión le permitirá obtener información más rápidamente y hacer notas más breves.
Grabe la reunión con un dispositivo de grabación si cree que puede tener dificultades para mantenerse al día con las discusiones. Grabar la reunión significa que puede transcribir puntos relevantes más adelante con menos restricciones de tiempo.
Siéntese cerca de la persona que preside la reunión. Esto le permitirá solicitar una aclaración sobre los puntos planteados que encuentre ambiguos o no sustanciales.
Escribe la hora y la fecha en la cabecera de tu cuaderno. Tome nota de la persona que preside la reunión, el tomador de minutos (usted mismo) y el lugar.
Haga una lista de todos los asistentes que no sean el presidente y usted mismo. Pase una hoja de papel y solicite a cada asistente que complete su nombre. Esta información puede luego transcribirse a sus minutos completos más tarde.
Lleve un registro de la agenda de la reunión. Las reuniones suelen tener puntos numerados para la discusión. Las conversaciones a menudo pueden irse en tangentes, lo que significa que los elementos se pierden o se discuten fuera de secuencia. Mantenga los números en la agenda y anótelos a medida que se discuten, incluso si están fuera de secuencia.
Documente cualquier moción hecha con respecto a decisiones sobre reglas o dirección futura de la compañía. Enumere las personas que proponen mociones y, si se realiza una votación, anote quién y cuántos votaron a favor de la moción. Documente cómo se llevó a cabo la moción, ya sea por confirmación verbal, demostración de manos o votación secreta.
Escriba los minutos tan pronto como pueda después de la reunión. Es probable que la información esté fresca en su mente, por lo que puede recordar más detalles que si la hubiera dejado para más tarde.
Registre su propio nombre al final del documento para que los colegas puedan contactarlo con preguntas sobre el contenido.
