La contabilidad del inventario de combustible requiere un método funcional de medición volumétrica, tanto al recibir como a la emisión de combustible. Los factores ambientales pueden causar una escasez de inventario percibida; por ejemplo, a altas temperaturas, parte del combustible en tanques no presurizados puede vaporizarse y, por lo tanto, no estar disponible para la medición del volumen de líquido, o incluso escapar cuando el recipiente se abre para tomar una medición manual. Alternativamente, el clima frío puede causar la contracción del volumen en el stock de combustible líquido. La prevención de robos a través del uso de mecanismos de bloqueo también es importante para mantener un inventario de combustible preciso.
Registrar las transacciones de combustible en un libro de registro. Las empresas con múltiples ubicaciones deben tener un registro de cada ubicación de dispensación, que el personal administrativo del sitio actualice periódicamente. Los conductores de la compañía deben mantener un registro de transacciones de combustible personal. Los vehículos compartidos deben tener su propio inicio de sesión además de los registros de conductores independientes, de modo que los dos conjuntos de datos puedan ser referenciados posteriormente. Los registros del vehículo y del conductor también deben incluir la distancia recorrida cada día para monitorear la eficiencia del combustible.
Combine periódicamente los datos de los libros de registro en una hoja de cálculo de computadora para obtener una imagen más amplia del uso organizativo del combustible. Las empresas con depósitos de combustible pueden usar los datos del libro de registro para determinar cuánto combustible queda en stock.
Verifique y registre manualmente el combustible real almacenado periódicamente utilizando tanto los indicadores mecanizados como un disipador manual. La comparación del stock de combustible real disponible con la estimación de la hoja de cálculo basada en el registro puede alertar a la compañía de equipos de bombas defectuosos o robos. De acuerdo con Cantest Solutions Inc., la evaporación del combustible no debe dar como resultado una discrepancia de medición superior al 0.125%, incluso en un día promedio de verano. Las discrepancias significativamente más altas que eso pueden indicar un problema.
Bloquee las bombas y los tapones de gasolina en todo momento cuando no estén en uso. Esto evita la contracción del inventario por robo.
Compare los datos de un mes al siguiente con los datos de los libros de registro y las hojas de cálculo. Las referencias cruzadas de los datos pueden revelar tendencias sobre el uso de combustible e incluso pueden proporcionar un indicador útil para el mantenimiento del vehículo, ya que los registros rastrearán el consumo de combustible de cada vehículo.
Consejos
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La creación de múltiples hojas de cálculo basadas en los datos del libro de registro puede permitir al personal de contabilidad rastrear diferentes factores relevantes para el negocio. Algunas empresas, como una gasolinera, pueden contentarse con registrar informes simples de entrada y salida de combustible, mientras que las empresas que utilizan vehículos de la flota pueden obtener información útil a partir de registros e informes más complejos.
Advertencia
Es importante tomar lecturas manuales de vez en cuando, especialmente cuando se manejan tanques de combustible subterráneos. Los dispositivos de lectura mecanizados pueden fallar y los tanques pueden filtrarse, lo que significa que la simple prueba de volumen con una regla de varilla medidora puede detectar un problema antes de que se convierta en algo más grave.
