Existen numerosos tipos de comunicación escrita utilizados en los negocios. Las empresas utilizan la comunicación por escrito para instruir a los empleados sobre la política de la empresa, informar a los clientes sobre productos y servicios, y para informar a los inversores sobre estrategias corporativas. La clave para escribir una comunicación empresarial efectiva es adaptar el mensaje a su público objetivo. Escriba de manera clara, simple y concisa para que las personas puedan entender fácilmente su mensaje.
Correos electronicos
Los correos electrónicos son la forma más común de comunicación comercial escrita, según Startupbizhub, un sitio de referencia en línea. Los profesionales de negocios usan correos electrónicos para enviar documentos, organizar reuniones, confirmar citas y ponerse en contacto con candidatos de trabajo. A pesar de su relativa negligencia, sus correos electrónicos aún deberían ser profesionales. Asegúrese de enviar sus correos electrónicos a todas las partes previstas. Dejar solo a una persona puede dificultar la efectividad de su correo electrónico. Además, enumere el tema específico de su correo electrónico en el área "Asunto". Evite escribir párrafos largos en sus correos electrónicos. En su lugar, divida su texto con párrafos más cortos y viñetas, según la revista en línea Forbes.
Propuestas
Las propuestas son documentos que resumen los próximos proyectos. Por ejemplo, los consultores de negocios y las agencias de publicidad envían propuestas a las empresas para proyectos o tareas especiales. Un gerente de marketing puede presentar una propuesta al departamento de investigación y desarrollo para realizar una investigación de productos. Las propuestas suelen ser de una o dos páginas. Muchas empresas utilizan formularios específicos para sus propuestas. Asegúrese de identificar claramente todos los pasos y tareas del proyecto en su propuesta. Incluya también los costos asociados de cada tarea específica. Por ejemplo, haga una lista de los costos de impresión, envío y envío postal si está escribiendo una propuesta para un proyecto de correo directo.
Informes
Los informes son otro tipo de comunicación comercial escrita. Las empresas utilizan informes para informar a los empleados sobre diversos aspectos del negocio. Por ejemplo, el departamento de finanzas redactará informes financieros para resumir las ganancias y ventas de una empresa. De manera similar, un gerente de investigación de mercado puede escribir un informe que resuma los resultados de una encuesta telefónica de un cliente. Escriba sus informes en un formato estructurado. Proporcione una breve introducción a su informe. Por ejemplo, informe a los gerentes de departamento cómo y cuándo realizó una encuesta telefónica al cliente. Incluya los objetivos clave que deseaba para el proyecto. Resuma sus hallazgos en el cuerpo de su informe. Agrega gráficos y tablas para aclarar conceptos más complejos. Incluya una sección de resumen ejecutivo en su informe que resalte hallazgos o resultados clave. Además, siempre incluya una carta de presentación con su informe para presentarlo a los gerentes o ejecutivos.
Folletos
Los folletos son publicaciones que muestran sus productos y servicios. Las empresas utilizan folletos para vender productos o ayudar a los representantes de ventas con las llamadas de ventas. Las empresas producen folletos en muchas formas y tamaños. Algunos folletos son de tamaño carta, mientras que otros se doblan por la mitad o en tercios. Use colores e imágenes en sus folletos que presenten sus principales productos o servicios. Divida cada página de su folleto con un montón de espacio en blanco, lo que hace que el folleto sea más legible.
