Para organizar una cena exitosa para recaudar fondos, debe planificar bien y conocer su base de donantes y la comunidad a la que finalmente se beneficiará la recaudación de fondos. Hacer una buena cantidad de pasos antes de tiempo puede ahorrarle dolores de cabeza a todos. Si usted es un coordinador de eventos para una organización no lucrativa o un voluntario entusiasta, hay algunos pasos que puede tomar para ayudar a llevar a cabo una empresa rentable.
Establece tu presupuesto. Comprender los fondos que tiene determinará qué tipo de cena de recaudación de fondos puede celebrar. Una cosa en que pensar cuando se toma en cuenta el dinero es preguntar si un recaudador de fondos sofisticado de alto nivel (y alto costo) beneficiará en última instancia a la organización. A veces, un asunto escaso y popular puede aportar tanto dinero sin todos los costos iniciales. La creatividad es clave.
Pedir ayuda. Estos eventos, aunque parezcan pequeños al principio, tienen una forma de volverse más grandes de lo que imaginábamos. Trate de no hacer demasiado por su cuenta; pida voluntarios para ayudar con la lista de invitados, limpieza, equipo de manejo o lo que sea. Hacer que otras personas a bordo también les permite a las personas contribuir a una causa en la que creen.
Identifique el lugar tan pronto como sea posible para reservarlo. ¿Dónde se celebrará esta cena? ¿Será un asunto pequeño que se puede llevar a cabo en la casa de alguien o está buscando crear un evento más grande? Trate de ver primero las opciones de menor costo antes de alquilar una sala; es posible que tenga un filántropo en su comunidad que favorezca su causa y esté dispuesto a permitirle usar su hogar como medio de donación. Además, pregunte por los centros comunitarios, iglesias y escuelas primarias cuyas instalaciones pueden estar disponibles por poco o ningún costo.
Determine quién preparará la cena y cómo. ¿Este evento será atendido profesionalmente o los miembros de la organización harán la comida? Por ejemplo, una cena para recaudar fondos podría ser preparada por niños de escuela primaria. Un grupo de niños puede querer recaudar dinero para una causa local y pueden ayudar a crear una comida simple que ellos mismos cocinan y sirven.
Invita a los invitados. Obtenga una lista completa de donantes actuales y pasados y distribuya invitaciones. Si usted es un voluntario y no tiene acceso inmediato a esta base de datos, llame a la organización benéfica y pida hablar con un director o representante de medios para obtener una lista actualizada. Muchas organizaciones utilizan el correo electrónico y los sitios de redes sociales para difundir sus eventos. Esto ahorra una enorme cantidad de dinero en papel y costos de envío.
Designar entretenimiento. Es una buena idea tener algo más que la cena para entretener a sus donantes. Si este es un evento para recaudar fondos para una escuela de música o danza, un recital estaría en orden. Un recaudador de fondos para deportes juveniles puede pedir a las porristas locales que realicen un par de rutinas, o tal vez pedirles a los niños que preparen un sketch breve y divertido sobre por qué necesitan dinero para continuar con sus actividades. Mostrar una película corta sobre su causa también puede ser una forma poderosa de mostrar cuán importante es la causa para su comunidad.
Seguimiento periódico antes del evento. Es posible que esté planificando este evento durante seis meses en el futuro, por lo que es una buena idea registrarse de vez en cuando para asegurarse de que las cosas sigan por buen camino. Esto no tiene que ser una llamada telefónica semanal al proveedor, pero al menos debe realizar una llamada un par de semanas antes de finalizar todos los detalles de último momento que deban acordarse.
