Las actas de las reuniones son documentos legales esenciales para organizaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, sociedades y corporaciones. Proporcionan un registro del proceso de toma de decisiones. Los minutos son distintos del dictado. No son una transcripción palabra por palabra de lo que sucedió en la reunión; en cambio, son un registro de quién asistió, lo que se discutió, los votos emitidos y lo que se decidió. Los minutos se guardan durante varios años.
Prepárese para grabar minutos exactos
Revise la agenda de la reunión. Esto le permitirá planificar elementos importantes de la agenda sobre los cuales deberá tomar notas. También obtendrá una idea de la cantidad de asistentes que puede esperar.
Redactar una hoja de asistentes. Esto puede ser tan simple como un pedazo de papel con el título de la reunión y la fecha en la parte superior con varias líneas numeradas. Distribuirá esto al comienzo de la reunión para que los asistentes lo firmen.
Asegúrese de que su equipo de grabación funciona correctamente. Puede optar por tomar notas de la reunión en una computadora portátil, con lápiz y papel, o grabando la reunión. Si la reunión cubrirá información confidencial, discuta la grabación con el presidente y explique su intención de usar la grabación solo para garantizar la exactitud de los minutos.
Crear minutos de reunión para el registro
Tome notas durante la reunión. Concéntrese en el tema de cada discusión y deje de lado los comentarios. Por ejemplo, tenga en cuenta que se discutió la asignación de fondos para un nuevo edificio, pero no tenga en cuenta que la "discusión fue emocional y acalorada". Note quién propuso cada moción y qué se resolvió.
Crea un documento que será el acta oficial de la reunión. Debe ser el mismo formato que las actas de la reunión anterior. Considere utilizar seis secciones: llamada a pedido, transferencia de llamadas, aprobación de las actas de la última reunión, asuntos pendientes, nuevos negocios y aplazamiento. Debajo de cada uno proporcione un resumen breve y neutral de la discusión o actividad. Si hubo un recuento de votos, incluya el recuento. Si los votos no se contaron, indique solo que una moción fue "aprobada" o "fallida". Cree un espacio para que las actas sean firmadas por usted como tomador de notas y presidente, quien aprobará las actas.
Distribuya las actas a los miembros de la junta dentro de una semana de la reunión y, si la reunión fue pública, archívelos como registros públicos. Hacer cambios y correcciones según sea necesario. Consulte sus propias notas o la grabación de la reunión si necesita una aclaración.
Almacenar actas de reuniones en archivos de la empresa
Archiva las actas de la reunión con las de reuniones anteriores. Puede guardar las actas en una carpeta, organizadas por comité o junta, y en orden cronológico. Dado que las actas de las reuniones son registros legales, guárdelas en la oficina central.
Elimine la grabación que haya hecho de la reunión, a menos que sea la política de su organización mantener este registro. Una vez que sus minutos son definitivos, generalmente no hay necesidad de mantener esta copia de seguridad, y su contenido puede ser delicado o confidencial.
Copie y distribuya las actas de la reunión al comienzo de la próxima reunión. Estos serán aprobados como el primer punto de negocio.
Consejos
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Revise las plantillas de la reunión si es necesario. Estudie cómo se guardaron los minutos anteriores o busque en línea las "Plantillas de actas de reuniones".
