Preparar y escribir buenos minutos de reunión son habilidades que cualquiera puede adquirir con un poco de preparación y atención a los detalles. Un registro imparcial y correcto de reuniones es un requisito legal para muchas empresas. Ya sea que escriba minutos para una organización empresarial, política, social o voluntaria, los minutos se convertirán en una parte permanente de la historia de la organización. En muchos casos, los minutos se guardan durante años, décadas y, a veces, siglos.
Artículos que necesitarás
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Agenda
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Lista de asistentes
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Grabadora
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Cuaderno
Llegue temprano a la reunión con la agenda de la reunión, la lista de asistentes y el equipo necesario para registrar las actas. Elija un asiento cerca del facilitador de la reunión. Sentarse cerca del facilitador de la reunión le permite escuchar mejor y pedir aclaraciones fácilmente.
Pregunte si puede usar una grabadora para grabar una transcripción de audio de la reunión. Si toma notas en una computadora, verifique que funcione correctamente y tenga un cuaderno de papel e instrumentos de escritura para usar como método de toma de notas de respaldo en caso de que la computadora falle.
Registre la fecha y la hora en que se convocará la reunión. Registrar la esencia de los informes de los oficiales y los informes de los comités. Por lo general, los informes completos se adjuntan a las actas de la reunión. Registre los movimientos a medida que ocurren. Incluya quién presentó cada moción, quién la secundó y si la moción fue aprobada, lo que se conoce como "aprobada" o no. Si se presenta un ítem de la agenda - no se actúa durante la reunión pero se retiene para un momento posterior, observe quién presentó la moción para presentar el ítem y quién la secundó. Grabar los anuncios y las fechas de las reuniones de seguimiento.
Busque o cree una plantilla de actas de reunión. Es posible que su organización ya tenga una plantilla de actas de reunión. Si no es así, puede usar una de las muchas plantillas de minutos de reunión disponibles en línea o crear su propia plantilla. La plantilla necesita un encabezado, cuerpo y línea de firma. El encabezado incluye el nombre de la organización y la fecha, hora y lugar de la reunión.
Cree el cuerpo de la plantilla utilizando la agenda de la reunión como guía. Incluya los siguientes elementos en esa parte: estadísticas de asistencia, aprobación de las actas de la última reunión, informes de oficiales y comités, asuntos antiguos, nuevos negocios, anuncios y tiempo de suspensión de la sesión.
Asegúrese de que la plantilla incluya líneas de firma y líneas de fecha para el secretario y la autoridad de aprobación.
Prepare sus minutos utilizando la plantilla. Eliminar excesivos detalles. Registre lo que se decidió, quién hará la acción, cuándo se debe y cómo la organización sabrá cuándo se completa la acción. Después de completar su primer borrador, revise la transcripción de audio de la reunión para asegurarse de que haya capturado todo lo necesario. Luego edita tus minutos.
Los minutos son un registro de las acciones que toma la organización. No es un registro de todo lo que se dice, que es una transcripción. Mantenga sus minutos profesional. No incluyas tu opinión, juicio o interpretación. Frases como "debate acalorado" y "excelente comentario" no tienen lugar en las actas de las reuniones profesionales. Nunca incluya movimientos que fueron retirados.
Adjunte informes de oficiales y comités a sus minutos completos. Haga el número requerido de copias. Si es posible, distribuya los minutos de la reunión antes de la próxima reunión para que las adiciones y / o correcciones se puedan hacer rápidamente.
Consejos
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Marque a los asistentes en su lista cuando lleguen a la reunión. Registrar los logros, así como las preocupaciones. Verifique que los nombres estén escritos correctamente. Guarde una copia de seguridad de sus minutos. No tenga miedo de pedir aclaraciones.
