Documentar las actas de las reuniones correctamente requiere una gran cantidad de organización y atención a los detalles. Debido a que las actas de las reuniones a menudo se convierten en documentos legales, es importante resumir las discusiones con precisión. Haga una copia de respaldo y guárdela en un lugar seguro, y distribuya copias adicionales a las partes relevantes. Con la práctica, es mucho más fácil documentar las actas de las reuniones de manera precisa y concisa.
Artículos que necesitarás
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Ordenador portátil
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Software de procesamiento de textos
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Agenda de la reunión
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Copia de las Reglas de Orden de Robert
Documentación de actas de reuniones.
Llegue temprano, para configurar su computadora portátil y listo para usar. Anote la fecha, hora, ubicación y lista de asistentes. Registre la mayor parte de la discusión de la reunión como sea posible para su velocidad de escritura. No te preocupes por la ortografía o los errores gramaticales. Si omite algún paso importante, como la aprobación de una moción o un elemento de acción, está bien pedir a los asistentes a la reunión que aclaren la redacción. Guarde el documento de vez en cuando para evitar cualquier pérdida de datos.
Edite sus actas de reunión lo antes posible después de la reunión, cuando su memoria de la discusión aún esté fresca. Corrija los errores de ortografía o gramática y asegúrese de que el formato sea coherente en todo el documento. Inserte una marca de agua "borrador" para notificar a los lectores que las actas aún no se han aprobado ni se han hecho oficiales. Guarde el archivo con un nombre de archivo que sea fácil de identificar y diferenciar más adelante, como "StrataCouncilMinutesDecember5".
Envíe las actas al coordinador de la reunión u otra persona designada para revisar la discusión. Edita los minutos de nuevo, según los comentarios que recibas. Al editar, tenga cuidado de mantener la integridad de los minutos. No agregue ninguna discusión que no haya ocurrido, o elimine cualquier discusión que haya ocurrido. Guarde el archivo de nuevo.
Mantenga la marca de agua "Borrador" en el documento hasta que las actas reciban una aprobación formal. Esto suele ocurrir en reuniones posteriores del mismo comité.
Una vez que el comité apruebe los minutos, elimine la marca de agua "Borrador" y guarde el archivo nuevamente. Distribuya los minutos aprobados a los miembros del comité si es necesario.
Consejos
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Tenga una copia de las Reglas de orden de Robert (o cualquier guía que use su comité) para usar como referencia durante la reunión. Esto puede ayudarle a registrar correctamente los procedimientos de la reunión.
Algunas personas aún prefieren documentar las actas de las reuniones usando la taquigrafía primero, luego escriben las notas más adelante. Este método puede funcionar tan bien como tomar minutos usando una computadora portátil. Depende de su preferencia personal.
Para reuniones muy importantes, considere usar una grabadora para hacer una grabación de audio de los procedimientos.
