Cuando decide emitir tarjetas de crédito a ciertos empleados, debe instituir reglas y regulaciones que rijan el uso de esas tarjetas. También es una buena idea contar con un conjunto de procedimientos que ayuden a realizar un seguimiento de los gastos de las tarjetas de crédito y mantener los gastos bajo control. Las tarjetas de crédito de la empresa solo deben emitirse a los empleados que las necesitan para fines comerciales, como gastos de viaje o de oficina. Una de las estipulaciones de una tarjeta de crédito de una empresa debe ser que abusar de la tarjeta resultará en la terminación.
Uso personal
Las tarjetas de crédito comerciales pueden proporcionar una manera conveniente de financiar compras ocasionales y viajes de negocios, pero también presentan una importante oportunidad de abuso. Las buenas políticas y procedimientos pueden ayudar a proteger a las empresas de los empleados que usan las tarjetas para cubrir sus gastos personales, y pueden proteger a los empleados al informarles qué tipo de compras pueden realizar de forma segura sin temor a represalias.
Una de las maneras de evitar que los empleados utilicen una tarjeta de crédito de la empresa para uso personal es emitir solo tarjetas a los empleados que muestran una buena responsabilidad financiera. Esto puede requerir que se realice una verificación de crédito de los empleados considerados para una tarjeta. Se debe redactar una política que prohíba el uso de tarjetas de crédito de la empresa para compras personales. Para ayudar a moderar esto, se deben emitir tarjetas a los empleados a través de la compañía y la compañía debe recibir la factura mensual. Se debe solicitar a los empleados que envíen un formulario de gastos para describir cada gasto cargado a su tarjeta. Si la hoja de gastos no coincide con la factura real, entonces puede haber un uso personal de la tarjeta. Este sistema de cheques y balances ayuda a recordar a un empleado que es responsable de cómo se usa su tarjeta.
Aprobación previa
Una tarjeta de crédito de la empresa solo se debe utilizar para fines comerciales, pero cuando un empleado está en el camino entreteniendo a los clientes, la línea entre los fines comerciales y el uso personal puede ser borrosa. Cada uso de una tarjeta de crédito de la empresa debe ser preaprobado por la empresa. Para cargos variables, como entretener a los clientes, se debe adoptar un protocolo que describa y defina formas aceptables de entretenimiento. Antes de entretener a los clientes, al empleado se le debe dar un límite predeterminado sobre cuánto pagará la compañía cuando se trata de cargos en la tarjeta de crédito de la compañía. Los cargos que excedan la cantidad predeterminada serán responsabilidad del empleado, y el uso de la tarjeta de crédito en cualquier forma de entretenimiento no aprobado debe dar lugar a la terminación.
Responsabilidad
Dado que las tarjetas de crédito de la empresa solo se utilizarán para fines de la empresa con aprobación previa, puede ser una buena idea no permitir que los empleados lleven consigo las tarjetas de crédito de la empresa, excepto para fines específicos. La emisión de tarjetas de crédito solo cuando sea necesario puede ayudar a garantizar que no se realicen cargos no autorizados en las tarjetas de crédito de la empresa.
