Muchas empresas, tanto grandes como pequeñas, utilizan tarjetas de crédito emitidas por la compañía para que los empleados puedan realizar pequeñas compras o pagar otros gastos relacionados con la empresa. Para reducir la posibilidad de uso indebido, las políticas bien definidas para el uso de la tarjeta deben comunicarse a los empleados y sus supervisores. Estas políticas deben abordar problemas como el uso apropiado, la seguridad, las limitaciones y los procedimientos de revisión.
Responsabilidades del titular de la tarjeta
Los empleados seleccionados para recibir tarjetas de crédito comerciales deben ser responsables de la seguridad de la tarjeta, así como de la privacidad de la información relacionada con la empresa. Esta responsabilidad debe incluir mantener la tarjeta en un lugar seguro, proteger el número de identificación personal de la tarjeta y revisar las declaraciones de actividad fraudulenta. Las tarjetas de crédito de la empresa nunca deben ser utilizadas por nadie que no sea el titular de la tarjeta. Las tarjetas extraviadas o robadas se deben informar al emisor de la tarjeta y a la empresa tan pronto como sea posible.
Límites de gasto
Las tarjetas de crédito de la compañía deben incluir límites de gastos de acuerdo con las necesidades anticipadas del empleado. Estos límites deben ser comunicados al empleado, en el momento de la emisión, y observados estrictamente. Los empleados deben asegurarse de que el uso no exceda este límite o incurra en multas o tarifas por encima del límite. Las tarjetas de crédito de la empresa nunca deben usarse para adelantos en efectivo.
Informes de uso
Los empleados deben ser responsables de los informes de uso regulares al supervisor designado.Estos informes deben incluir una explicación detallada de los cargos individuales, recibos originales y códigos de contabilidad apropiados de la compañía. Esta información debe adjuntarse al estado de cuenta mensual correspondiente y debe enviarse con tiempo suficiente para evitar cargos por pagos atrasados.
Uso personal
A menos que se incluya como parte de un paquete de compensación para empleados, no debe permitirse el uso personal de una tarjeta de crédito de la empresa. El uso personal debe definirse como cualquier cargo que no esté directamente relacionado con la operación del negocio o los gastos relacionados. El uso personal en una situación de emergencia debe requerir una explicación adicional y un reembolso inmediato a la empresa.
Revisión de uso
La revisión del uso de la tarjeta de crédito de los empleados debe realizarse de forma regular. Esta revisión debe ser realizada tanto por el supervisor inmediato del empleado como por un miembro del departamento de contabilidad comercial. El supervisor del empleado debe ser responsable de determinar el uso según corresponda y de acuerdo con las responsabilidades laborales del empleado. El departamento de contabilidad debe garantizar que los pagos y los créditos se procesen adecuadamente y que no se hayan excedido los límites de uso.
