Una nota, abreviatura de memorándum, es una comunicación escrita que registra la información que se comparte con un grupo de personas en un entorno profesional. Aunque los memos pueden formatearse en una variedad de plantillas, es importante incluir las partes significativas de un memo para que su memo sirva como una herramienta de comunicación efectiva.
Título
Una nota debe tener un encabezado que especifique el remitente, el destinatario, la fecha y el asunto. Cuando incluya el nombre de un individuo en la nota, escriba el título de su trabajo después de él. Incluya su propio título de trabajo después de su nombre en el campo "De". El encabezado va en la parte superior de la nota, que precede al texto. Si la nota es urgente, podría ser una práctica común en su oficina escribir la palabra "Urgente" en la parte superior del encabezado.
El resumen, que viene después del encabezado, explica brevemente el contenido del memo. En la descripción general, introduzca el propósito de la nota, como presentar una idea o responder a una tarea que le asignaron. La descripción general le da al lector una idea básica de lo que trata el memo para que pueda decidir si leer el memo inmediatamente o más tarde.
Contexto
La sección de contexto de un memo da antecedentes de la información presentada. Esto ayuda al lector a comprender la conexión del memo con los negocios. Por ejemplo, podría escribir: "Debido a los protocolos de tecnología avanzada …" Esta frase, y otras similares, ayudan al lector a poner el memo en contexto con lo que está sucediendo en el negocio.
Tareas y Resoluciones
Si el propósito de su nota es explicar las tareas que realizará en respuesta al contexto, puede decirlo en la siguiente parte de la nota. Por ejemplo, puede decir: "Estaré investigando la investigación de mercado para tecnología …" Esto le da al lector una idea de los próximos pasos que está tomando. Si su nota debe presentar una resolución, puede escribir: "Mis conclusiones concluyen que la nueva tecnología no beneficiaría a nuestra empresa porque …"
Detalles
Algunos memos piden la inclusión de detalles. Si necesita incluir estadísticas, datos o información de investigación de mercado, proporcione estos detalles en un nuevo párrafo. Estas ideas de apoyo se conocen como la parte de discusión de la nota.
Conclusión
Cierre su memo con una breve conclusión que le diga al lector lo que espera que haya ganado al leerlo. El segmento de cierre también debe informar al lector que acepta preguntas o comentarios para discusión.
Archivos adjuntos
Si hace referencia a gráficos, cuadros, políticas, informes, actas u otros documentos comerciales en su nota, adjúntelos en la parte posterior de la nota. Incluya en la página de notas una nota en la parte inferior de que se adjuntan uno o más documentos.
