Ya sea que solicite mercadería, solicite un puesto, solicite fondos, exprese su agradecimiento o se queje, siempre que trate con una organización, debe escribir una carta comercial. Debe seguir los procedimientos establecidos e incluir los componentes necesarios en cada carta que escriba. Comience con una hoja de papel con membrete que contenga la dirección de su organización. Alternativamente, puede crear su propio encabezado personal que incluya su nombre completo, dirección, código postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Fecha
Deje al menos una línea en blanco entre el membrete o el encabezado y la fecha. Use el formato de fecha estadounidense, por ejemplo, el 23 de mayo de 2011, cuando escriba a organizaciones dentro de los Estados Unidos. No utilice subíndices como 2. Puede a la izquierda justificar la fecha o la pestaña al punto central y escribir la fecha.
Dirección interna
La dirección interna o la dirección del destinatario comienzan una pulgada (tres líneas en blanco) debajo de la fecha. Siempre está justificado por la izquierda. Vuelva a verificar la ortografía del nombre del destinatario y la dirección de correo. Incluya un título personal, como Sr., Sra., Dr., Sra. O Srta., Y un título de negocio como Director de marketing. Si no está seguro de algún título, llame a la recepcionista de la organización.
Saludo
Deje una línea en blanco después de la dirección interna. Si conoce al destinatario, puede usar su primer nombre, por ejemplo, Querida Mary. En otros casos, use su título y apellido personales, por ejemplo: Estimada Sra. Johnson. Si no está seguro del sexo del destinatario, use el nombre completo. Puede incluir una coma o dos puntos después del saludo u omitir cualquier puntuación.
Cuerpo
Deja una línea en blanco después del saludo. Un solo espacio y la izquierda justifican los párrafos en el cuerpo de la carta. La mayoría de las letras contienen al menos tres párrafos. En el primer párrafo, introduzca el propósito de la carta. Si está respondiendo a un anuncio de trabajo, nombre la posición e identifique su fuente. Por ejemplo, podría escribir "La posición del Director de Marketing anunciada en línea describe con precisión mis habilidades y habilidades".
Los párrafos segundo y tercero contienen detalles específicos que apoyan este propósito. Por ejemplo, si se está quejando de un producto o servicio, incluya la fecha de compra, el número de factura y el motivo de su insatisfacción.
Use el párrafo final para reformular el propósito y la respuesta esperada. Por ejemplo, escriba "Póngase en contacto conmigo personalmente si tiene alguna pregunta o comentario sobre nuestra nueva línea de productos. Espero poder atender sus necesidades de correspondencia comercial durante muchos años". Deja una línea en blanco entre cada párrafo.
Clausura
Deje una línea en blanco después del último párrafo de la carta. Concluya la carta con un cierre complementario apropiado como Atentamente, Suyo respectivamente o Cordialmente suyo. Si una coma o una coma siguieron el saludo, incluya una coma después del cierre. Deje de tres a cuatro líneas en blanco para su firma. Termine con su firma y título escritos a máquina, por ejemplo, John Stewart, Gerente de ventas.
