Los empleadores emiten el formulario W-2 a sus empleados. La información del contribuyente se muestra en el lado izquierdo del formulario. En el lado derecho hay códigos e información financiera, y la parte inferior del formulario muestra información de impuestos estatales y locales. Se debe emitir un formulario W-2 a cada empleado que haya ganado al menos $ 600 o que haya retenido impuestos como Medicare o el Seguro Social.
Cuándo deben ser emitidos
Los empleadores deben emitir el Formulario W-2 al empleado antes del 31 de enero. Si el 31 de enero cae en fin de semana, la fecha límite es el primer día hábil de febrero. Los empleados deben recibir el Formulario W-2 antes del 14 de febrero. Después de esa fecha límite, puede solicitar asistencia para obtener el formulario llamando al IRS al 1-800-829-1040, proporcionando su nombre y dirección, el nombre y la dirección de su empleador, el número de identificación del empleador, si se conoce, y una estimación de los salarios ganados, incluidas las fechas de empleo y los impuestos retenidos. El empleador también debe enviar una copia del formulario W-2 de cada empleado a la Administración del Seguro Social para fines de febrero o, si se presenta en forma electrónica, a fines de marzo.
Presentación sin formulario W-2
Después de llamar al IRS para solicitar asistencia, el IRS enviará al empleado un Formulario 4852, Sustituto del Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, con instrucciones para completar el formulario.Si el W-2 faltante no se recibe a tiempo para presentar los impuestos, puede usar el Formulario 4852 para completar su declaración de impuestos, adjuntando el Formulario 4852 a la declaración cuando se envíe por correo. Si finalmente se recibe un Formulario W-2, y la información difiere de la del Formulario 4852 presentado, puede presentar el Formulario 1040X, Declaración del Impuesto sobre la Renta de los Estados Unidos, enmendada.
Sanciones del empleador por falsificar un formulario W-2
Los empleadores pueden incurrir en sanciones por proporcionar información incorrecta en un Formulario W-2 o por proporcionar intencionalmente información falsa. La presentación de información incorrecta puede ser simplemente el resultado de un registro descuidado, como proporcionar un número incorrecto de identificación del contribuyente, informar sobre salarios o impuestos incorrectos retenidos, o no entregar el formulario a los empleados en el tiempo requerido por la ley. La multa se basa en el tiempo transcurrido entre la presentación correcta y la fecha de vencimiento de la presentación original. Por ejemplo, si el formulario corregido se presenta entre 30 días después de la fecha de vencimiento y el 1 de agosto, la multa es de $ 60 por formulario, con un máximo de $ 500,000 por año a menos que la empresa califique como una pequeña empresa: ingresos brutos anuales promedio de los tres anteriores años de $ 5 millones o menos, en cuyo caso el máximo es de $ 200,000. La presentación fraudulenta conlleva una multa de al menos $ 250 por formulario, y no hay límite de multa. La presentación de información fraudulenta abre al empleador ante la posibilidad de una demanda civil por parte del empleado porque la responsabilidad tributaria del empleado se basará en la información proporcionada al IRS por el empleador.
.Pena de empleado por proporcionar información fraudulenta sobre W-2
Cuando se firma una declaración de impuestos, el contribuyente está declarando que la información proporcionada es correcta. Saber que una declaración que contiene información W-2 incorrecta está cometiendo un perjurio y puede resultar en una sentencia de hasta tres años, multas de hasta $ 250,000, o ambas. Si el propósito de presentar información incorrecta es evadir impuestos, como no incluir todos los ingresos obtenidos como se documenta en el Formulario W-2, el contribuyente puede estar sujeto a multas que incluyen prisión de hasta cinco años, multas de hasta $ 250,000 o ambas.
