Si te atrapan en el teléfono con un colega o cliente de larga trayectoria, lo que debería haber sido una llamada rápida y simple puede hacer que una gran parte de tu día sea muy grande. En lugar de tratar de realizar múltiples tareas mientras la persona que llama se desplaza, debe emplear algunas técnicas discretas para terminar la llamada lo más rápido posible sin sacrificar la cortesía o alejarse de la etiqueta básica. Una vez que se haya ocupado del negocio en cuestión, puede hacer una salida elegante y educada de la llamada.
Concéntrese en el tema en cuestión. Mantenga la conversación centrada en el propósito de la llamada y evite caer en conversaciones pequeñas. Si la persona con la que está hablando comienza a desviarse hacia un tema no relacionado, diríjalo con cuidado a temas más relevantes. No tengas miedo de avanzar cuando hagas esto. Si la persona con la que está hablando se desvía hacia otro tema, tráigalo diciendo "Pero acerca de …" y mencione nuevamente el punto principal. Esto permitirá que la persona que llama sepa que el tema en cuestión es lo más importante. También menciona que "no quieres dedicarle demasiado tiempo". Esta es una forma severa, pero educada, de mantener una llamada telefónica en la pista.
Haga preguntas cerradas para que no pueda desviarse del tema principal. En lugar de preguntar cuál es un buen momento para reunirse, pregunte: “¿Será un buen momento para reunirse a las 10 de la mañana?” Las preguntas cerradas solo tendrán un número fijo de respuestas, dos o tres como máximo, y esto mantendrá la conversación específica al tema que nos ocupa.
Resuma la llamada telefónica para asegurarse de que se ha ocupado de todo. Reitere el problema y cómo se está manejando. Un rápido, "Recopilaré esa información y le enviaré un informe al final del día", refuerza que todo ha sido atendido.
Pregunte si hay algo más que pueda hacer para ayudar, o cualquier otro asunto sobre el tema que deba ser discutido. Una vez más, refuerce el propósito de la llamada y no se desvíe hacia otros temas. Use frases como "¿Resuelve esto su problema con el informe de gastos?" O "¿Hay algo más que pueda incluir en este paquete para usted?" A medida que su llamada llegue a su conclusión, la persona en el otro extremo probablemente admitirá que no, no hay nada más sobre ese tema para discutir.
Agradezca a la persona que llama por su tiempo o por llamar (dependiendo de quién inició la llamada). Hágale saber que hará un seguimiento de la manera que sea apropiada para la situación. Use un rápido "Que tenga un buen día" o "Gracias por llamar" para finalizar la llamada. Evita las despedidas prolongadas durante las cuales intercambias demasiadas bromas.
Consejos
-
Si sabe que un compañero de trabajo en particular tiene una tendencia a hablar demasiado tiempo, envíe un correo electrónico siempre que sea posible para resolver problemas o hacer preguntas.
