Ya sea que esté trabajando en un centro de llamadas o administrando su propio negocio y hablando con un cliente, finalice una llamada telefónica en un manera cortés y profesional es esencial. Quieres la última impresión que el cliente tiene que ser una buena. Los pasos básicos para cerrar una conversación telefónica son sencillos. Sin embargo, las personas son individuos y algunas de ellas requieren un poco más de delicadeza que otras.
Envolviendo las cosas
Una vez que haya respondido a la pregunta de una persona que llama, haya tomado una orden o resuelto un problema, es hora de resumir las cosas. Comience preguntando a la persona que llama si hay algo más con lo que pueda ayudarla. Después de abordar cualquier problema adicional, haga lo siguiente:
- Resuma brevemente lo que habló y lo que se logró.
- Explica qué pasa después. Por ejemplo, podría decir: "Su pedido se enviará en 24 a 48 horas".
- Agradezca a la persona que llama por contactarlo y exprese su aprecio por su negocio.
- Invite a la persona que llama a que se ponga en contacto con usted nuevamente para cualquier otra cosa que necesite.
- Cierre con una frase cortés como: "Que tenga un buen día" o "Disfruté nuestra conversación".
- Espera a que la persona que llama cuelgue primero.
El hablador hablador
A veces recibes una llamada demasiado habladora. Salir de tales llamadas cortés pero rápidamente acorta el tiempo de espera para otras personas que llaman y le permite manejar más llamadas. Por lo general, este cliente se mantiene alejado del propósito de la llamada. Hacerse cargo de la conversación al informarle al cliente que la llamada está finalizando y regresando al tema en cuestión. Por ejemplo, podría decir: "Tengo otra llamada en espera.Antes de ir, quiero estar seguro de que nos hemos ocupado de todo ". Luego comience su resumen final de la conversación. Si la persona que llama comienza a desviarse del tema, hágalo con preguntas directas que tengan una respuesta simple de sí o no. Una vez que haya agradecido al cliente por su negocio, indique que la llamada ha terminado con una frase clara como "Me alegra haber podido aclarar este asunto para usted". Disfruta el resto de tu dia."
Llamadores molestos y problemas sin resolver
Ocasionalmente, los clientes se enojan cuando llaman o están molestos porque no ha podido resolver un problema de forma satisfactoria durante la llamada telefónica. En estas situaciones, comience a resumir la llamada recordándole al cliente cualquier cosa que haya logrado. Dile a ella cuál será el siguiente paso. Por ejemplo, puede prometer registrar un pedido faltante y volver a llamar al día siguiente. Si promete comunicarse con la persona que llama, asegúrese de seguir. Cuando se despida, haga hincapié en la importancia y el valor de la persona que llama para su organización.
