Los notarios verifican la exactitud de las firmas en documentos importantes como testamentos, fideicomisos y pagarés. El notario certifica que las partes que firman el documento han demostrado su identidad, entienden el documento y no fueron obligados a firmar. Una vez que se cumplen estos requisitos, el notario estampa un sello oficial en el documento.
Mantenimiento de registros
Un notario debe llevar un libro de registro oficial con los registros de cada firma notariada. Cada registro debe incluir los nombres de las partes que firman el documento notariado y la fecha y hora de la firma. Una vez que el notario ha completado su registro, todas las partes que firman el documento también deben firmar el libro de registro. Las partes que firman el documento deben presentar una licencia de conducir válida o un pasaporte como identificación antes de cualquier firma.
Calificación
Un posible notario debe tener al menos 18 años de edad y aprobar un examen de opción múltiple con 70 por ciento o más para ser elegible para una licencia. Si espera más de dos años después de pasar la prueba para solicitar una licencia de notario, debe tomar y aprobar el examen nuevamente. Los solicitantes no deben tener condenas por delitos mayores previos ni acciones disciplinarias relacionadas con el fraude de un período anterior como notario.
Consideraciones
Un notario público no puede certificar ante notario ningún documento relacionado con su propio interés financiero o personal. Los notarios tienen prohibido dar asesoría legal o preparar documentos legales a menos que también tengan una licencia válida para ejercer la abogacía del colegio de abogados correspondiente en su área.
Bonos de indemnización
Cada notario debe tener una fianza de indemnización para proteger a sus clientes de los daños financieros causados por una firma que no fue atestiguada. Los requisitos exactos pueden variar para cada estado, pero generalmente $ 10,000 es la cantidad mínima aceptable de bonos.
Periodo de tiempo
Cada nombramiento de notario es válido por cuatro años. Al expirar una cita, el notario puede solicitar la renovación. Por lo general, las renovaciones se otorgan a menos que el notario haya sido negligente o haya cometido fraude mientras desempeñaba sus funciones.
Sellos Notariales
Un notario debe mantener su sello en un lugar donde solo él puede acceder a él. El sello no puede ser controlado por un empleador o cliente. Si se pierde el sello, la notaria debe notificar a la autoridad notarial correspondiente de su estado. Cuando se compra un nuevo sello debido a una renovación de la comisión del notario o un cambio de nombre, el antiguo sello debe ser destruido o inutilizable. Las especificaciones para los sellos notariales varían según el estado, y la mayoría de los estados requieren que se mencione el nombre y la comisión del notario.
