Una nota bien escrita puede ayudarlo a obtener rápidamente la aprobación para comprar computadoras para su empresa u organización. El memo debe indicar claramente la necesidad de las computadoras, por qué se debe realizar la compra ahora y describir claramente cualquier alternativa posible. El memo debe estar basado en razones de negocios y no en deseos personales.
Recopile información sobre el estado actual de las computadoras de su organización. Averigüe si hay suficientes computadoras para todos los miembros de la organización, sus condiciones de trabajo y cuándo se compraron. Averigüe el precio de compra original y compárelo con los precios actuales. Recopilar datos sobre el dinero gastado en reparaciones. Documente la calidad del equipo y si está desactualizado. Entreviste a las personas que están usando las computadoras actuales. Pregunte por sus gustos y disgustos. Pregunte si sintieron que sus computadoras en casa eran mejores que las de su oficina, y si es así, por qué.
Póngase en contacto con sus compañeros en otras organizaciones. Reúna toda la inteligencia que pueda sobre las computadoras que están usando, cuánto tiempo han estado en servicio y cualquier plan de actualización.
Considere utilizar los datos que ha recopilado para completar un análisis FODA. FODA significa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Un análisis FODA es particularmente útil cuando intenta justificar una compra grande para una organización grande. Sin embargo, preparar un FODA para cualquier decisión podría ayudarlo a construir un mejor argumento. Un análisis FODA lo ayudará a determinar qué tan fuerte es su tecnología informática actual, sus debilidades y las oportunidades de mejora. También revisará las amenazas, como la forma en que su empresa podría quedarse atrás y perder negocios frente a sus competidores si continúa con tecnología obsoleta. Por último, recopilar información de precios de varios proveedores.
Escriba la nota con todos los datos que ha requerido. Asegúrese de centrarse en el caso de negocio para la compra; la orden de compra real vendrá más tarde. Discute de manera clara y persuasiva. Presentar el memo y obtener la aprobación.
