La presentación de dígitos de terminal es un sistema de archivo que funciona utilizando los dos últimos números de los archivos para organizarlos. Luego sigue los números en orden inverso para señalar el archivo necesario. Como resultado, este sistema numérico de archivo es eficiente para muchas empresas de gran escala. La presentación de dígitos de terminal tiene cuatro ventajas principales que la distinguen de otros sistemas de presentación.
Gestión simple
Una de las mayores ventajas de la presentación de dígitos de terminal es que es relativamente fácil de administrar. Dado que los archivos están separados numéricamente, es fácil para el personal rastrear un archivo en un corto período de tiempo. Todo lo que un individuo debe hacer es rastrear los números en orden inverso hasta que se encuentre el archivo.
Empresas de gran escala
Si una empresa necesita almacenar más de 10,000 archivos, lo ideal es utilizar un sistema de archivo de dígitos de terminal. El diseño de este sistema de archivo es perfecto para administrar miles de archivos y mantener la organización. Mientras que otros sistemas, como los archivos alfabéticos o codificados por colores, solo pueden manejar una pequeña cantidad de archivos, los archivos de dígitos terminales pueden manejar sustancialmente más. Como resultado, esta forma de archivo es a menudo la elección de los grandes hospitales.
Previene el hacinamiento
Un beneficio adicional es que también evita las aglomeraciones alrededor del sistema de archivo. Dado que la presentación de dígitos de terminal mantiene los archivos ampliamente distribuidos al dividirlos en 100 secciones, crea más espacio y ayuda a evitar que el personal múltiple se amontone alrededor de un área concentrada. A su vez, se ahorra tiempo y el flujo de trabajo de una empresa puede ejecutarse de manera más fluida de lo que lo haría con un sistema de archivo alternativo, como el alfabético.
Números de la Seguridad Social
Otra ventaja es que hacer un seguimiento de las personas a través de los números de Seguro Social es ideal para la presentación de dígitos de terminal. Trabajar hacia atrás desde la unidad final a la unidad secundaria a la unidad primaria hace que sea fácil encontrar el archivo de un individuo. Esto hace que la presentación de dígitos terminales sea perfecta para las agencias gubernamentales.
