La presentación de dígitos de terminal agrupa los últimos dígitos en un número de identificación para usar como el identificador principal para la presentación. Un número de Seguro Social que termina en 0000 tendría los últimos cuatro dígitos utilizados para clasificar el registro individual dentro del sistema, y los dos grupos de dígitos restantes serían los subgrupos debajo de 0000.
Organización
Los grupos de números se registran en el archivo en orden inverso, por lo que un número de identificación de 555-44-3333 tendría 3333 como su grupo primario, con 44 y 555 a continuación para determinar la ubicación del archivo en la categoría 3333. Los archivos están ordenados en secuencia numérica ascendente. Las organizaciones usualmente usaban etiquetas codificadas por colores en archivos de dígitos de terminal para una fácil identificación.
Ventajas
Los nuevos archivos de dígitos terminales no se agrupan automáticamente en la misma ubicación física, lo que evita la congestión en la sala de archivos. Debido a que la única información en un archivo de dígitos terminales es numérica, el sistema proporciona más privacidad que etiquetar la chaqueta con un nombre.
Usuarios
La presentación de dígitos terminales funciona bien en organizaciones que tienen que lidiar con decenas de miles de registros o más. Aunque la presentación de dígitos terminales se asocia con mayor frecuencia a las organizaciones de atención médica y de seguros, también se usa a menudo en agencias gubernamentales e instituciones financieras.
