A veces, una relación de cliente simplemente no funciona. Tal vez el cliente es demasiado exigente, tiene expectativas poco realistas, paga tarde o simplemente no encaja con su empresa. Cuando está claro que una relación de trabajo ya no es sostenible, es hora de cortar los lazos de una manera profesional y directa.
Ser profesional
Su carta debe venir de usted en el membrete de la empresa. Programe la entrega de la carta para que le dé al destinatario el tiempo suficiente para encontrar un reemplazo para sus servicios. Diríjase a la persona con la que trabaja, dirija con un reconocimiento de la relación y luego diríjase al grano. "Si bien ha sido un placer para mí ser su representante de relaciones públicas durante los últimos cinco años, a partir del 1 de mayo de 2015, ya no podré servir en esa capacidad".
Ofrecer una explicación
Explicar por qué está despidiendo a un cliente puede ser complicado, especialmente si la relación fue áspera o si le preocupa que el cliente pueda hablar mal de usted a otros. Una opción es ser franco e indicar la razón específica. "Desafortunadamente, me temo que tenemos filosofías muy diferentes sobre el cumplimiento de los plazos y los horarios de publicación, y ya no creo que pueda ser un defensor eficaz para usted en esta posición".
Si prefieres ser menos conflictivo, una excusa más genérica puede evitar los sentimientos difíciles. Por ejemplo, "me temo que me he extendido demasiado y me veo obligado a reducir el número de clientes que represento".
Ofrecer un calendario de finalización
A menos que un cliente se haya comportado de una manera terriblemente poco profesional que requiera la separación inmediata de los vínculos, establezca un calendario para completar los proyectos pendientes. “Según lo planeado, tendré sus kits de prensa completos entregados a fin de mes. También actualizaré los archivos de prensa en su sitio web y le proporcionaré copias digitales y impresas de los diversos discursos y presentaciones que he escrito para usted durante los últimos años. Se adjunta una factura final para su conveniencia ".
Hacer una referencia
Si su cliente no era una buena opción para usted, pero podría ser un activo valioso para un colega, ofrezca hacer una referencia. "Me gustaría referirlo a una colega, Jane Smith de ABC Public Relations. Ella tiene mucha experiencia en el manejo de clientes en su industria y creo que sus personalidades y filosofías de negocios serían una buena combinación. Si desea que organice una reunión, estaré encantado de organizar una reunión ".
Escribe un cordial cierre
Poner fin a tu carta cordial y profesionalmente. Ofrezca seguir discutiendo el asunto por teléfono si el cliente lo prefiere. “Nuevamente, gracias por la oportunidad de representar a su empresa. Si tiene alguna pregunta o le gustaría discutir algo en persona, no dude en contactarme directamente. Te deseo un éxito continuo en todos tus esfuerzos profesionales ".
Protégete a ti mismo
Si tiene dudas acerca de despedir a un cliente desde una perspectiva legal, pídale a un abogado que revise los términos de su contrato antes de escribir la carta. No desea incumplir un acuerdo por escrito, no cumplir con los deberes que acordó o no dar el aviso adecuado.
