Para las empresas de manufactura, el inventario comprende uno de los activos más grandes que posee la compañía. Este inventario consta de materias primas, trabajos en proceso y productos terminados. El proceso de producción convierte el inventario de materias primas en un inventario de productos terminados. Las empresas manufactureras necesitan controlar su proceso de producción y administrar el inventario para salvaguardarlo. Estas empresas incorporan controles internos para gestionar el inventario y controlar la producción.
Documentación
La documentación constituye un componente principal en la estructura de control interno de cualquier compañía. En el almacén de inventario, estos documentos incluyen el uso de documentos de recepción, documentos de envío y documentos de transferencia entre compañías. Estos proporcionan un rastro de papeleo que permite a cualquier empleado o gerente ubicar el inventario dentro de la instalación, ya sea que se encuentre en el almacén o en la línea de producción. Cada tipo de documento debe estar numerado secuencialmente, lo que permite identificar e investigar los documentos faltantes de forma inmediata. Los documentos también deben coincidir con otros documentos. Por ejemplo, la recepción de documentos debe coincidir con las facturas de los proveedores para confirmar que la compañía recibió la misma cantidad por la que se está facturando.
Camaras
El robo de empleados, el robo externo y la documentación errónea permiten que falte inventario de su ubicación asignada. Las cámaras de seguridad proporcionan un registro de video de toda la actividad que se produce en el almacén y en la línea de producción. Cuando se produce una discrepancia entre el nivel de inventario registrado y la cantidad real, la administración puede revisar las secuencias de video en busca del movimiento del inventario físico y comparar ese movimiento con el movimiento del inventario registrado. La gerencia puede revisar las secuencias de video de la línea de producción comparando la producción de inventario con la producción grabada. Las cámaras permiten a la gerencia detectar que los empleados se involucren en comportamientos no éticos, así como disuadir el comportamiento no ético de los empleados que saben que están siendo observados.
Manejo de chatarra
Algunos empleados crean productos de desecho o los clasifican como productos desechados para llevárselos a casa. Los controles internos adecuados relacionados con el manejo de chatarra eliminan esta posibilidad. La empresa debe tener políticas vigentes con respecto a la clasificación y el tratamiento de los productos de desecho. Una política debe incluir que varios empleados verifiquen que un elemento específico carece del nivel de calidad de un buen producto y debe considerarse chatarra. Otra política consiste en separar las responsabilidades. Por ejemplo, un empleado identifica la chatarra y otro empleado se deshace de la chatarra. La empresa debe gestionar la eliminación de chatarra eligiendo una empresa externa para manejar la eliminación en lugar de hacerlo internamente.
Recuento de Inventarios
Las empresas realizan recuentos físicos de inventario periódicamente y comparan el inventario contado con el inventario registrado en el sistema. Esto permite a la empresa identificar cualquier discrepancia. La compañía puede investigar estas discrepancias para determinar si ocurrió un error o si hubo un fraude.
