Los procedimientos de control de documentos no tienen que ser complejos. De hecho, la complejidad aumenta la probabilidad de que el documento no sea referenciado adecuadamente. Dicho esto, el manejo de la información es uno de los procesos más importantes en cualquier organización. La confianza en la correspondencia electrónica de datos aumenta la necesidad de actualizar continuamente los procedimientos de control y almacenamiento de datos. Si no se mantienen los procedimientos adecuados de control de documentos, se pueden generar grandes riesgos financieros. Afortunadamente, las mejoras en la tecnología de control de documentos y las aplicaciones de software han creado un nuevo mundo de mejores prácticas.
Identificar procesos críticos
Asigne un equipo de gerentes multifuncionales para identificar sus procesos más críticos relacionados con el flujo de datos e información. Haga un seguimiento de cómo los datos (correo electrónico, encuestas de clientes, formulario IRS, etc.) fluyen de su cliente a sus archivos de base de datos. Compare cada proceso de flujo de datos e identifique tareas comunes o redundantes. Mapee todos los procesos de información, desde el correo electrónico hasta el cumplimiento corporativo, utilizando un diagrama de flujo básico.
Crear Manual de Procedimientos
Los procedimientos, tanto para el software como para el papel, deben definir cómo se aprueban los documentos antes y después de la actualización. También deben detallar cómo actualizar y volver a aprobar los documentos. Indique cómo el sistema identificará los cambios, es decir, por fecha de emisión o cambios en la fuente. Asegúrese de describir el proceso para decidir la obsolescencia del documento. Comprender cómo evitar que se usen documentos "obsoletos".
Asegurar la funcionalidad
Asegúrese de que los documentos estén disponibles para las personas adecuadas cuando los necesiten. Si se está convirtiendo a un sistema virtual, asegúrese de documentar cuidadosamente cómo se almacenará el documento original, en todo caso. Por último, tener una solución de copia de seguridad. Si se cambia a un sistema automatizado, use una estrategia de despliegue piloto. Después de la conversión completa, espere tres meses antes de destruir o presentar documentos en papel.
