La eficiencia es clave en casi cualquier oficina o entorno empresarial. Ser organizado es una habilidad que beneficiará cualquier entorno de oficina. Una cosa que quizás desee mejorar, incluso si encuentra que generalmente está organizado, es el procedimiento de archivado y mantenimiento de documentos. Puede pasar horas buscando documentos importantes si no hay un sistema para administrarlos. Tener la capacidad de obtener los documentos necesarios cuando estás bajo presión es vital. Aunque algunos lugares de trabajo pueden tener archivos físicos reales, la gran mayoría de la presentación de documentos ocurre en la computadora.
Nombrar
Nombre todos los archivos y carpetas de manera consistente. No nombre algunos de ellos por fecha y otros por el nombre del proyecto. Asegúrese de que cada archivo de un proyecto en particular tenga algo exclusivo del proyecto en su título. Cree una carpeta de proyecto maestro con un nombre fácilmente identificable. Divida esta carpeta en subcarpetas con títulos claros que puede usar para enumerar los nombres de las personas que trabajan en ella u otras cosas necesarias.
Ahorro
Almacene documentos similares juntos. Si está trabajando en un proyecto en particular, guarde todos los documentos en la misma carpeta maestra en su computadora. Esto es más eficiente y lógico que almacenar todas las hojas de cálculo o todos los gráficos en varios lugares. Cuando esté codificando con detalles, un clic lo llevará al proyecto.
Contenido
Antes de comenzar a archivar documentos, tómese un tiempo para revisar el contenido. No guarde toda la información que se le envía. Esto significará más tiempo mirando cosas innecesarias más tarde. Si el documento es relevante para su proyecto en particular, guárdelo. Si no, quítalo de tu computadora.
Estado
Separe los documentos que forman parte del trabajo en curso de los documentos que están por completar el trabajo y que se guardan solo para fines de referencia y registros. Utilice su sistema de carpetas. Guarde los documentos actuales en un lugar de fácil acceso, como el escritorio de su computadora. Una vez completado el trabajo, muévalo a la carpeta del proyecto en la que almacena el trabajo completado. Adapte este método a su negocio.
