Las políticas y procedimientos de la compañía presentan pautas para los empleados y la gerencia. Cada vez que surgen preguntas relacionadas con la conducta o las operaciones, existe una política para dirigir los comportamientos y resolver las cuestiones éticas. Los procedimientos bien escritos de la compañía ayudarán a un departamento de recursos humanos en sus tareas diarias; comprender las políticas y saber dónde acudir para obtener ayuda o información adicional es clave para el cumplimiento de los empleados.
Lo esencial
Las políticas de la compañía describen los comportamientos aceptables y las expectativas de los empleados, mientras que los procedimientos describen y definen los flujos de procesos y los objetivos de la compañía. Sin embargo, tanto las políticas como los procedimientos deben elaborarse dentro del alcance de los objetivos de la organización; por lo tanto, los manuales de políticas y procedimientos están escritos con el objetivo final de ayudar a los empleados a ayudar a la misión general de la empresa. Los ejecutivos de recursos humanos pueden trabajar con los gerentes de otros departamentos para elaborar políticas y procedimientos que finalmente fortalezcan a la empresa.
Significado
Al detallar lo que se espera de los empleados, las políticas de la compañía proporcionan un marco a través del cual los empleados pueden sobresalir. Por el contrario, el manual de políticas también describe los pasos que se tomarán si un empleado rompe las reglas de la compañía. Esto le otorga a la empresa una protección legal; cuando los empleados firman los manuales de políticas de la compañía, están reconociendo los estándares de comportamiento aceptados y que su empleo continuado está supeditado a seguir las reglas de conducta.
Del mismo modo, los procedimientos de la empresa implican descripciones de puestos, más actividades y objetivos de los empleados. Si está escribiendo un manual de procedimientos, es útil pensar en lo que la empresa quiere que hagan los empleados, así como cómo y cuándo hacerlo.
Función
Las políticas y los procedimientos de la compañía no son algo que deba mantenerse en un estante polvoriento. De hecho, los manuales de políticas y procedimientos funcionan mejor cuando están activos y se actualizan periódicamente. Después de todo, las empresas evolucionan constantemente para satisfacer las cambiantes necesidades comerciales. Por lo tanto, los gerentes de recursos humanos deben revisar las políticas y los procedimientos como un esfuerzo de equipo, y de manera regular, tal vez mensualmente. Cualquier cambio en el procedimiento, una vez autorizado, se distribuirá a los gerentes para que lo revisen con sus respectivos departamentos. Además, es aconsejable mantener copias firmadas de la revisión de los empleados y la aceptación de las políticas de la compañía anualmente.
Los tipos
Los procedimientos de la compañía describen cómo los empleados completarán las tareas, incluidas las descripciones de los puestos, la responsabilidad de la división y la estructura de informes organizativos. Los procedimientos también pueden incluir resultados esperados y metas individuales, estableciendo estándares anuales para el desempeño de los empleados y departamentos. Algunos ejemplos son los objetivos de ventas por persona o las calificaciones de servicio al cliente para un equipo del centro de llamadas. Del mismo modo, las políticas generales pueden incluir estándares de comportamiento de los empleados, tales como códigos de vestimenta, expectativas de asistencia, subsidios por vacaciones y días feriados y política de acoso sexual.
Estrategias
Las políticas y procedimientos generales de la compañía deben redactarse teniendo en cuenta dos objetivos: ser claros y concisos e incluir una sección transversal de los aportes del departamento. Nadie se beneficia de confusos manuales de operaciones y manuales para empleados. Por lo tanto, si está escribiendo políticas y procedimientos de la empresa, se prefiere una estructura breve de oraciones puntuales, más ilustraciones. Como ejemplo, escribir "Cada viernes durante los meses de junio, julio y agosto serán días de vestimenta informal", seguido de una lista de ropa aceptable que detalla claramente para los empleados y la gerencia lo que está permitido. Escribir "durante el verano" o no incluir una lista de ropa aceptable dejaría la regla abierta para la interpretación personal que podría ocasionar problemas si un empleado se presentara a trabajar a principios de septiembre con recortes y una camiseta.
Del mismo modo, solo al involucrar a varios representantes departamentales se puede obtener una imagen real de las políticas y procedimientos que se deben describir. Los manuales deben redactarse solo después de la entrada de todos los departamentos afectados, lo que permite un enfoque integral de las directrices de la organización. Esta medida inclusiva permitirá una mayor aceptación o aceptación por parte de los gerentes de departamento, y conducirá a una mejor comunicación y ejecución del plan de negocios en toda la empresa.
