Los memos deben transmitir información de manera concisa y con propósito. Este estilo sensato significa que incluso si está sudando la posibilidad de escribir uno, debe encontrar el formato sencillo y sensible como un alivio positivo de los otros proyectos de escritura más intensivos en mano de obra que pueda tener en su escritorio.
Escribe un encabezado
Comience su nota escribiendo un encabezado estándar que incluya "A:", "De:", "Fecha:" y "Asunto" en líneas separadas. Piense un poco en la línea de audiencia, dándose cuenta de que es posible que no desee difundir su memo a toda la compañía, sino a solo algunos departamentos. El encabezado superficial permite a los lectores escanearlo rápidamente y obtener información importante desde el principio, desde la relevancia hasta el tema.
Declara tu propósito
Escriba una breve apertura que indique claramente, en los términos más simples posibles, su propósito para escribir. Inyecte algo de personalidad, si lo desea, pero mantenga esta adición breve también. Por ejemplo, si está haciendo un anuncio, puede escribir: "Después de una búsqueda particularmente larga y exhaustiva, estoy encantado de anunciar que ABC Company ha contratado a XYZ Writers Group para guiar nuestros próximos esfuerzos de marketing".
Elaborar Con Precisión
Dedique el cuerpo de su nota, no más de dos o tres párrafos, a la elaboración de su declaración de apertura. Anticipando preguntas es importante; no desea que su nota genere más preguntas que respuestas, pero una nota no es el foro para una divulgación exhaustiva de 360 grados. Organice la información más importante (lo que los empleados querrán saber y lo que necesitan saber) de manera jerárquica. Finalmente, tenga en cuenta que una nota rara vez sirve como la "palabra final" sobre un tema; de hecho, a veces pone en marcha una amplia gama de actividades. Así que dedique el último párrafo del cuerpo de su nota a los "próximos pasos" o "lo que sucederá a continuación". Por ejemplo, en este caso, es posible que desee compartir cuándo presentará el grupo de escritores a sus empleados.
Cerrar en estilo
Cierra tu memo en una nota optimista, dándose cuenta de que está enviando un mensaje implícito para que sus empleados lo sigan. Podría decir, por ejemplo, "Sé que espera, como lo hago yo, embarcarse en este capítulo emocionante en la historia de nuestra compañía. Le agradezco de antemano su continuo entusiasmo y dedicación ".
Punto a los archivos adjuntos
Incluye una notación al final de tu memo para adjuntos relevantes, como los documentos que desea que los empleados lean o los nuevos procedimientos que desea que sigan. Simplemente escriba la palabra "Adjunto:" y resuma brevemente la información. En este ejemplo, es posible que desee incluir un compendio de los proyectos de marketing anteriores del grupo de escritores para que sus empleados puedan familiarizarse con el estilo y los logros del grupo. Sea explícito sobre dónde los empleados pueden encontrar esta información. Por ejemplo, ya sea que publique una copia en papel de su nota en un tablón de anuncios o la envíe por correo electrónico a toda la compañía, asegúrese de que los empleados entiendan cómo acceder al archivo adjunto.
Consejos
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Lea su nota en voz alta mientras la revisa y edite cuidadosamente antes de difundirla.
