Los profesionales, como contadores y abogados, a menudo escriben cartas a los clientes sobre asuntos comerciales importantes. La firma debe seguir ciertos procedimientos para producir cartas de clientes claras y efectivas. Los profesionales escriben las cartas de los clientes para varios propósitos, que incluyen dar la bienvenida a un nuevo cliente, discutir un asunto de negocios u ofrecer consejos. Escriba una carta de cliente profesionalmente y hágala fácil de leer, con un propósito claro que el lector entienda.
Utilice papel con membrete. La mayoría de las empresas profesionales utilizan papel con membrete para todas las cartas, incluidas las destinadas a los clientes. El membrete contiene el nombre de la empresa, la dirección y el número de teléfono.
Dirección de la carta. Al escribir una carta a un cliente, escríbala directamente a la persona indicando el nombre de la persona. Puede comenzar con la palabra "Estimado" seguido del nombre de la persona o la palabra "Para". Incluya una fecha en la parte superior de la letra.
Comience la carta con una breve introducción. Mantenga la introducción agradable y conversacional. Agradezca al cliente por usar su firma e indique el motivo de la carta.
Desarrollar el cuerpo de la carta. Esta parte de la carta contiene la información para el propósito de la carta. Puede contener consejos u otra información relevante para el cliente.
Evite utilizar términos que solo un profesional en su campo en particular pueda entender. Los abogados y los contadores a menudo usan términos que son específicos para su campo, pero pueden ser desconocidos para los clientes. Elija palabras que sean claras para cualquier persona, independientemente de sus antecedentes.
Pídale al cliente que llame con preguntas. Una invitación a ponerse en contacto con la empresa para obtener ayuda e información adicionales es una parte estándar de todas las cartas de los clientes.
Firma la carta. Incluya su firma en la parte inferior de la carta y envíe el documento por correo a su cliente.
