Escribir una propuesta de contrato requiere que componga una narrativa convincente que explique por qué su empresa es más adecuada para el trabajo que busca una agencia del sector público o el proyecto de consultoría solicitado por una empresa del sector privado. Debido a que las propuestas del sector público son las más difíciles de redactar y, a menudo, las más lentas de construir, si sabe cómo redactar una propuesta de contrato ganadora para el gobierno, escribir una para el trabajo del sector privado es pan comido.
Cómo escribir una propuesta de contrato
Revisar los listados de personas que buscan ayuda para los redactores de propuestas en cualquier bolsa de trabajo en línea muestra que el conjunto de habilidades que utiliza para elaborar una propuesta ganadora es extremadamente valioso. Pero ser capaz de escribir propuestas ganadoras de contratos requiere algo más que buenas habilidades de escritura y dominio del idioma inglés. Las propuestas de contratos escritas de manera excelente requieren un esfuerzo de equipo y una comprensión clara de los servicios o productos de la empresa, los procesos de contratación y adquisición, y los precios. Reunir una propuesta de contrato puede llevar semanas e incluso meses de planificación, estrategia e investigación. La escritura de la propuesta de contrato no es un trabajo de una sola persona. Muchas organizaciones tienen "equipos de captura" en su lugar como una extensión de la sección de desarrollo empresarial de la empresa.
Cuando las empresas utilizan una propuesta de contrato
Muchas compañías que brindan servicios o productos a agencias gubernamentales utilizan las propuestas de contratos como un medio para obtener negocios en el sector público. En el sector privado hay usos de las propuestas de contratos, pero las propuestas para el trabajo del sector privado a menudo son menos complejas y estructuradas que las propuestas escritas para los funcionarios de contratación y adquisiciones del gobierno. Si va a redactar propuestas de contratos para su organización, es una buena idea aprender más sobre las propuestas centradas en el gobierno debido a la estructura única de solicitudes de gobierno y los requisitos para hacer negocios con agencias del sector público. Si sabe cómo redactar una propuesta de contrato ganador para el gobierno federal, por ejemplo, redactar una que le permita a su organización obtener negocios en el sector privado será fácil en comparación.
El proceso de adquisición
La Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos publica el Reglamento de Adquisiciones Federales (FAR). FAR es un libro de más de 2,000 páginas que contiene todo lo que siempre quiso saber sobre los procesos y reglas de adquisición del gobierno federal. Amazon también lleva las versiones de libro y Cliffs-Notes-esque, pero puede descargarlo del sitio del gobierno y saber que está recibiendo todas las revisiones y enmiendas actualizadas. Familiarícese con FAR y responderá muchas de las preguntas que tenga sobre la redacción de una propuesta de contrato. Como mínimo, comprenderá mejor cómo y por qué el gobierno requiere respuestas tan detalladas a sus solicitudes de productos y servicios.
El proceso de adquisición del gobierno a menudo comienza con una solicitud. Una solicitud es un documento disponible al público que contiene información sobre la agencia que requiere los servicios o productos. La solicitud contiene detalles sobre el tipo de servicio o producto y cómo el gobierno quiere que se le entregue el servicio o producto. También establece los términos y condiciones de la gestión de la relación proveedor-agencia. En una solicitud del gobierno, se le conoce como el "Contratista" o "Proveedor". En algunos casos, el gobierno emite una Solicitud de Información (RFI) que precede a la publicación de la solicitud. El propósito de una RFI es identificar los tipos de compañías que son capaces de proporcionar el servicio o producto que el gobierno desea. Responder a una RFI requiere algo de trabajo, pero no el esfuerzo necesario para responder a una solicitud del gobierno.
Hay algunos tipos diferentes de solicitudes: Solicitud de propuesta (RFP), Solicitud de oferta (RFQ) e Invitación a ofertar (ITB). Los matices entre estos tipos de solicitud determinan cómo estructurará su propuesta de contrato. Por lo general, una RFP requiere que presente las ideas y el enfoque de su compañía de una manera muy detallada y convincente que muestre su capacidad para resolver el problema que el gobierno ha descrito en la RFP.
Por ejemplo, cuando una agencia publica una RFP que establece la necesidad de servicios de coaching ejecutivo y desarrollo de liderazgo para líderes gubernamentales, su propuesta de contrato debe describir los servicios de coaching ejecutivo de su compañía; la experiencia y calificaciones de sus entrenadores y consultores; las teorías en las que se basan sus coaches en sus sesiones de coaching y el proceso que utiliza para garantizar que los ejecutivos del gobierno aprovechen al máximo el compromiso de coaching. Además, debe proporcionar detalles sobre los pasos de control de calidad de su empresa, así como sobre cómo proponer la gestión del compromiso de coaching a través de informes regulares, mantenimiento de registros y asignación de recursos.
¿Quién escribe una propuesta de contrato en una empresa?
Arme su equipo de captura antes de poner el lápiz en el papel o sentarse en su computadora. En términos generales, no hay una sola persona que escribe la propuesta del contrato, la redacción de la propuesta es un esfuerzo de equipo. Es una empresa de colaboración que involucra el talento y la experiencia de varias personas en el equipo de captura. Cada persona en el equipo de captura tiene un papel en la redacción de la propuesta. Usando el ejemplo anterior, si su compañía ya está en el negocio de proporcionar servicios de coaching ejecutivo, las personas que probablemente agreguen valor al equipo de captura son el gerente de proyectos de coaching ejecutivo, administrador de contratos, redactores de propuestas, un contador o funcionario de negocios y El presidente de la empresa. El presidente supervisará el proceso y aprobará la propuesta del contrato cuando se presente al gobierno. El presidente de la empresa o su representante está involucrado en la escritura de la propuesta y en la etapa de presentación porque tienen la autoridad para emitir documentos vinculantes.
A lo largo del proceso de redacción de propuestas, su equipo de captura debe tener reuniones regulares. Durante estas reuniones, usted discute la estrategia, el enfoque, la nueva información y el progreso. El líder del equipo de captura puede ser un experto en desarrollo de negocios que es responsable de la logística en el armado de la propuesta del contrato. Alternativamente, el líder puede ser alguien que el presidente de la compañía designe como líder o una persona con más experiencia que simplemente asume la responsabilidad de liderar el equipo. Al tener reuniones regulares con su equipo de captura, se asegurará de que su propuesta de contrato esté en camino y que cumpla con el plazo para presentar su propuesta final. Habrá numerosas revisiones, comentarios y discusiones sobre la propuesta; es un esfuerzo tremendo, incluso para pequeños contratos.
Cómo ganar una propuesta de contrato
Su objetivo es ganar una adjudicación de contrato, no ganar una propuesta de contrato. Pero lo que importa son los contenidos y la naturaleza convincente de los contenidos de la propuesta, no la semántica. El primer paso para escribir una propuesta de contrato ganador es investigar la agencia que emitió la solicitud. Algunas compañías proporcionan información sobre agencias gubernamentales; sin embargo, cada miembro de su equipo de captura debe contribuir con la información que tenga sobre la agencia. Por ejemplo, si su gerente de proyecto tiene información sobre la dirección estratégica de la agencia del trabajo de coaching ejecutivo anterior, eso podría ser útil para describir los resultados de un compromiso de coaching con esa agencia. O, si su oficial de negocios ha revisado las asignaciones del Congreso a la agencia solicitante, eso es útil para determinar el precio que acompaña a su propuesta de contrato.
Escribir una propuesta de contrato ganador requiere un enfoque metódico y sistemático para responder a una solicitud del gobierno. Primero, haz tu investigación. Si no está familiarizado con la agencia, estudie su sitio web para comprender la misión, la visión y los principios fundamentales. Incorpore esas cosas en su propuesta y, si son congruentes con la misión, la visión y los principios fundamentales de su empresa, todo lo mejor. Dibuje esos paralelos, para que el equipo de revisión de propuestas del gobierno vea la alineación con su empresa. Ese es un enfoque estratégico clave para establecer una conexión similar con la agencia.
Estudie la solicitud para asegurarse de que comprende lo que quiere la agencia y concilie el tiempo y el esfuerzo necesarios para responder a la solicitud. Si está enviando una propuesta para un proyecto a gran escala en el que no tiene absolutamente ningún rendimiento pasado o experiencia en el campo, deberá pasar esta solicitud o escribir una propuesta excepcionalmente convincente que describa completamente sus capacidades en el área de servicio que la agencia gubernamental lo requiere. Haga su investigación sobre la competencia, también. Las agencias del gobierno federal están obligadas a publicar sus solicitudes en el sitio web de Oportunidades de Negocios Federales - FedBizOpps, para abreviar (fbo.gov). En la pestaña "Proveedores interesados" en la publicación de la solicitud, encontrará una lista de posibles contratistas y proveedores. Todas las empresas que figuran en esa pestaña no pueden enviar propuestas de contrato; Sin embargo, es un buen comienzo para entender quién es tu competencia.
Carta de muestra de propuesta de contrato
Uno de los pasos clave para enviar una propuesta de contrato ganadora es ordenar los componentes de su propuesta. Para muchos informes de negocios, un resumen ejecutivo se construye solo después de que se finaliza la "carne" del informe. Esa misma práctica es acertada para elaborar la carta de propuesta de contrato. Piense en la carta de propuesta de contrato como un resumen ejecutivo: prepare un borrador de declaración que use para todas sus propuestas de contrato, pero guarde el refinamiento para el último paso al escribir su propuesta de contrato.
La mayoría de las propuestas de contratos para el gobierno son transmitidas electrónicamente. Por lo tanto, una carta de muestra de la propuesta de contrato es un simple correo electrónico de transmisión que dice algo así como "ABC Consulting se complace en enviar la respuesta adjunta a la RFP # 0000, que incluye el Enfoque técnico de ABC, precios y currículos para personal clave. Por favor, confirme la recepción de este transmisión." El motivo por el que desea la confirmación de recepción es para asegurarse de que tiene pruebas de que presentó la propuesta dentro del plazo establecido. Dicho esto, la introducción de una propuesta de contrato ganadora es más una carta de propuesta que el correo electrónico de transmisión.La primera sección de su propuesta de contrato debe contener información de antecedentes sobre su empresa, los servicios que brinda y debe explicar brevemente el motivo por el cual es un contratista o proveedor calificado. Aquí hay una introducción de muestra que sirve como una carta de propuesta de contrato:
ABC Consulting (ABC) es una pequeña empresa 8 (a), económicamente desfavorecida, propiedad de mujeres (EDWOSB) con la misión comercial de proporcionar soluciones superiores, flexibilidad e innovación centradas en el cliente. Trabajamos con nuestros clientes para evaluar sus objetivos principales y ofrecer soluciones rentables, eficientes y orientadas a resultados. El equipo de administración de ABC tiene más de 150 años de experiencia en administración combinada centrada en los aspectos únicos de los contratos federales. Con nuestra experiencia combinada en administración legal y de programas, ABC ofrece experiencia en la industria con experiencia práctica y conocimiento para nuestros clientes del gobierno federal.
ABC ha experimentado un tremendo crecimiento en los últimos años, logrando un crecimiento promedio del 25 por ciento por año. Atribuimos nuestro crecimiento explosivo a nuestro compromiso inquebrantable con la calidad. Utilizamos las mejores prácticas de la industria para administrar proyectos pequeños y complejos. Nuestras metodologías de control de calidad incluyen análisis para 1) definir estrategias de gestión y objetivos del programa en términos cuantificables y medibles, 2) implementar sistemas y procedimientos para monitorear el desempeño del sistema contra objetivos específicos y 3) asegurar que la retroalimentación del desempeño se comunique a la administración del programa y al personal para mejorar la planificación y aplicar las lecciones aprendidas. Aumentamos nuestras metodologías de calidad con soluciones de gestión de riesgos para reducir la probabilidad y el impacto de los errores a través de sistemas de respuesta de riesgos profesionales.
Nuestra infraestructura corporativa está diseñada para brindar servicios de alta calidad a nuestra base de negocios en rápida expansión. Nuestro liderazgo principal funciona colectivamente como un apoyo general para el personal de nuestro programa y no como los "gerentes" típicos que dictan procedimientos, procesos o políticas corporativas. La alta gerencia de ABC funciona como una base para brindar apoyo corporativo general y recursos al personal del programa que brinda apoyo directo a nuestros clientes. Entendemos las necesidades y prioridades de nuestros clientes y administramos nuestros recursos para apoyar sus objetivos.
Aprovecharemos nuestros éxitos pasados, experiencia y mejores prácticas para proporcionar inserte el nombre de la agencia en la solicitud del gobierno con varias iniciativas de desarrollo organizacional. Las iniciativas de desarrollo organizacional que diseñemos mejorarán el rendimiento individual y de equipo. El resultado de nuestras iniciativas aumentará el compromiso de los empleados a través de la comunicación efectiva, la colaboración y la creación de consenso. Consultoría ABC cuenta con los antecedentes, la capacitación, las calificaciones y los profesionales para brindar con éxito la amplia variedad de servicios de capital humano que se requieren en el Performance Work Statement (PWS).
