Mantener la etiqueta comercial adecuada es importante para las secretarias, que a menudo son la primera impresión del negocio o del ejecutivo que tiene un cliente o cliente. Practicar algunas reglas comunes de etiqueta comercial puede ayudar a una secretaria a crear la impresión más positiva de su jefe y de su compañía.
Conducta
La conducta profesional es imperativa cuando trabajas o cuando representas a tu jefe o compañía en funciones. Muy a menudo, los clientes u otros profesionales igualarán el nivel de profesionalismo de un ejecutivo con el de su secretaria si el ejecutivo no está presente. Siempre conteste el teléfono con un saludo cortés y apropiado para el negocio. Salude a los visitantes con una sonrisa y sea cortés. No se emocione o se enoje fácilmente. Mantenga un comportamiento educado y respetuoso en todo momento.
Vestido
Muchas empresas tienen un código de vestimenta de negocios que se aplica estrictamente. Incluso si su compañía no proporciona tal código de vestimenta, siempre debe aparecer limpio y bien organizado. No use ropa apretada o reveladora. Asegúrese de que todos los trajes y camisas estén limpios y adecuadamente planchados. No uses faldas cortas. Sus zapatos deben ajustarse al entorno de trabajo, sin zapatillas ni chanclas, y ser cómodos para trabajar. Si trabaja en un entorno industrial, es posible que deba usar zapatos planos y cerrados.
Direccion formal
Una secretaria siempre debe dirigirse formalmente a los superiores. Esto demuestra respeto hacia sus supervisores y ayuda a mantener un ambiente de trabajo profesional. Abstenerse de usar el nombre de su jefe cuando esté en un espacio público o en un entorno de reunión. Siempre usa "Mr." o "Ms." Al dirigirse a otros ejecutivos de la empresa. Si su jefe solicita una dirección más informal, como usar su nombre o un apodo, solo úselo en un entorno más privado o informal, como en su oficina personal sin otros superiores presentes.
Organización
Una de las funciones más importantes de un secretario es mantener la organización. Para fines de etiqueta comercial, mantenga un espacio de trabajo limpio y organizado. Evite crear el desorden en su escritorio o en su área de trabajo. Si trabaja en un área donde se le puede pedir a los clientes u otros ejecutivos que esperen una reunión, asegúrese de que esa área también esté organizada. No deje artículos personales o revistas dispersos en el área de trabajo. Mantenga todos los archivos confidenciales y objetos personales fuera de la vista de los visitantes.
