La reunión general anual (AGM, por sus siglas en inglés) es una reunión con miembros de la junta, accionistas, inversionistas y la alta gerencia para revisar la información fiscal y cubrir las decisiones clave y los cambios realizados durante el año anterior. Las actas de la Junta General se compilan como un registro de la reunión y contienen detalles específicos sobre cualquier decisión importante tomada en la reunión y notas sobre los funcionarios elegidos. Las actas se adjuntan normalmente a un apéndice de informes discutidos o presentados durante la reunión.
Escriba el nombre de su organización, seguido de "Acta de la Junta General Anual". Luego escriba la fecha y hora completas en que comenzó la reunión y la ubicación de la reunión. La ubicación deberá incluir el nombre de la sala de conferencias y el lugar donde se realizará la reunión.
Escribe el Preámbulo. Use el número romano "I" seguido del término PREÁMBULO para presentar a los asistentes. Enumere todos los miembros que asisten a la reunión, comenzando con el presidente. Luego haga una lista del vicepresidente, tesorero, secretario y miembros ejecutivos presentes. Se pueden usar nombres completos o iniciales y apellidos para esta sección.
Lista de observadores y disculpas. Si hay asistentes presentes en la reunión que no son oficiales o miembros del comité, pueden aparecer como observadores o como una disculpa. Si nadie cae en ninguna de las categorías, indique "Nil" para cada una.
Presentar el acta de la reunión anterior. Use el número romano "II" seguido de los MINUTOS DE REUNIÓN ANTERIOR para esta sección. Indique cualquier moción que haya sido movida, secundada y llevada a la presente reunión.
Presentar los informes de la reunión. Comience esta sección utilizando el número romano "III" seguido de INFORMES. Listar los informes individualmente como elementos del apéndice.
Registrar el proceso electoral. Use el número romano "IV" para indicar las elecciones de los oficiales que regresan, el presidente, el vicepresidente, el secretario, el tesorero y cualquier otro funcionario electo. Para cada candidato, deberá incluir: la persona nominada; por quienes fueron nominados; quien secundó la nominación; y si el candidato rechazó o aceptó la nominación. El oficial electo se indicará como tal dentro del acta.
Registrar las elecciones de los funcionarios públicos. Si va a elegir agentes públicos, deberá indicar el nombre del candidato y las personas que nominaron y secundaron al oficial.
Haga una lista de las mociones aprobadas o presentadas en la reunión. Una moción es un voto a favor o en contra de una determinada política o decisión, y se puede presentar durante el curso de la reunión. Anote cualquiera de estas discusiones en las actas e indique si la moción fue aprobada o rechazada.
Grabar artículos de "Otros Negocios". Bajo el número romano "V", haga una lista y resuma cualquier discusión o evento que haya tenido lugar en la reunión fuera de las elecciones y presentaciones. Una lista con viñetas o 2 a 3 oraciones sobre cada elemento es generalmente suficiente para revisar en la próxima reunión.
Listar información del apéndice y datos financieros. La última sección de las actas de la Junta General debe enumerar los apéndices a los que se hizo referencia anteriormente en las actas, y finalizar con un resumen de los datos financieros que proporcionó el tesorero.
Consejos
-
La asamblea general anual se lleva a cabo cada año para informar a los miembros de las actividades del año anterior y para elegir a los funcionarios y funcionarios públicos para el próximo año. Las copias de las actas de la Junta General Anual se pueden distribuir a todos los asistentes poco después de la reunión. Es posible que la secretaria deba proporcionar una copia de las actas de la Junta General en la próxima reunión para su revisión.
