Una carta de queja sirve como un registro permanente de su queja con un individuo u organización. Una carta bien escrita indica claramente el problema que ha encontrado con un producto o servicio en particular y la resolución esperada. Al escribir tu carta, adopta un tono sereno y profesional. Evite las amenazas, las críticas indignas, el sarcasmo o el lenguaje inapropiado. En la mayoría de los casos, está escribiendo una carta a una persona que no fue responsable de su problema, pero puede ser útil para resolverlo.
Dirija su carta a una persona específica. No use "Estimado señor" o "A quien pueda interesar". Llame a la centralita de la empresa y solicite el nombre y el título del gerente correspondiente. Confirme la ortografía correcta de su nombre. Si no puede identificar un nombre, use un título apropiado como "Administrador de servicio al cliente".
Use lápiz y papel o la versión de borrador de su programa de procesamiento de textos para registrar todos los detalles pertinentes a su queja. Incluya información como el nombre y la descripción del producto, el número de pedido, el nombre de la marca, el número de modelo, el precio y la fecha de compra. Fotocopie todos los documentos relacionados con su queja. Vuelva a leer toda la información y asegúrese de que su queja sea legítima.
Comience la carta con una nota positiva. Use el primer párrafo para discutir algunos aspectos positivos de la organización. Por ejemplo, puede mencionar su lealtad a la marca o cualquier trato específico con el personal de la empresa. Por ejemplo, "En el pasado, he disfrutado visitando su tienda. Muchos de los asociados de ventas me saludan por su nombre y hacen todo lo posible para asegurarse de que estoy satisfecho con mis compras".
Indique la naturaleza de su queja en el segundo párrafo. Incluya todos los detalles que el lector debe saber para procesar su queja. Por ejemplo, "Bajo las condiciones de mi garantía de 30 días, devolveré el monitor que compré el 7 de marzo de 2011 por $ 373.89. Adjunto encontrará una fotocopia del recibo". No envíe copias originales de los recibos u otros documentos.
Use el tercer párrafo para indicar claramente sus expectativas. Por ejemplo, "Dado que la tostadora no funciona como lo indica el fabricante, espero un reembolso completo e inmediato de $ 47.83 más el franqueo que pagué por la devolución de la tostadora. Esperaré cuatro semanas su respuesta. Si no escucho De usted, me pondré en contacto con el Better Business Bureau ".
Consejos
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Incluya su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Escriba párrafos cortos y mantenga la longitud de la letra en una página. Pídale a un amigo o familiar de confianza que corrija su carta. Además de revisar la ortografía y los errores gramaticales, ella debe asegurarse de que el tono de la letra sea el adecuado.
