La modificación de los procedimientos de facturación de su empresa puede afectar la forma en que hace negocios con una gran cantidad de clientes. No puede simplemente cambiar las fechas de facturación programadas, aumentar los montos de pago o revisar sus términos sin avisar a sus clientes con anticipación. De lo contrario, se enfrenta a la posibilidad de llamadas, quejas, pérdida de ingresos y comentarios negativos. Elabore la carta que envía a sus clientes para que proporcione respuestas completas al "quién, qué, cuándo y dónde" de sus nuevas políticas.
Aclarar propósito
Los anuncios formales de cambios de procedimiento deben abrirse con declaraciones claras de la fuente de información, la población a la que afecta y la naturaleza del cambio. Para lograr este objetivo, utilice el membrete de su empresa para que el destinatario conozca de inmediato su identidad. Si configura su mensaje en el software de procesamiento de texto como un proyecto de combinación de correspondencia, puede incorporar un saludo personalizado en cada carta para evitar la temida introducción de "Estimado cliente estimado" que despersonaliza cualquier mensaje. Reafirme su aprecio por el negocio del destinatario y explique los conceptos básicos de la política en un breve primer párrafo. Por ejemplo, puede anunciar que: "Debido a que lo valoramos como cliente, lo contactamos para informarle de un próximo cambio en nuestros procedimientos de facturación que afecta su cuenta con nosotros".
Proporcionar detalles
Después de presentar el tema general de su comunicación, vaya al punto en el párrafo siguiente. Explique, de la manera más sucinta posible, el cambio que se avecina y cómo las nuevas reglas difieren de las antiguas. Los clientes quieren saber exactamente cómo les afectan sus políticas. Si no proporciona una explicación lógica y clara que responda a todas las preguntas obvias que plantea, su teléfono comenzará a sonar poco después de que sus cartas lleguen a los buzones de los destinatarios. Para asegurarse de que ha abordado todos los detalles necesarios, pida a amigos, colegas u otras personas externas que lean su carta en sus etapas de prototipo y refinen su mensaje a la luz de cualquier pregunta que planteen.
Confirmar la sincronización
Delinear exactamente cuando los cambios surtan efecto. Si los clientes deben comenzar a utilizar una nueva dirección de pago con un ciclo de facturación de un mes específico, dígales "A partir de su pago mes y año, envíe su cheque a dirección". Si los clientes ven un cambio en las condiciones de pago, dígales "Estamos aumentando su pago mínimo de número a número por ciento de su saldo en mes y año". Para evitar confusiones, use esta declaración de tiempo para recapitular el cambio y proporcionar una fecha completa para que su carta se convierta en una referencia futura viable para los archivos de los clientes.
Hazlo Oficial
Antes de cerrar su carta, deje en claro de manera firme pero amigable que sus cambios no representan términos opcionales. Los clientes deben darse cuenta de que no pueden optar por no seguir sus procedimientos, excepto al cerrar sus cuentas, y que seguir haciendo negocios con usted después de la fecha del cambio confirma que aceptan y aceptan cumplir con sus nuevas reglas. Proporcione su nombre e información de contacto, incluso si todo aparece como parte de su membrete, y haga hincapié en que acepta las llamadas de los clientes si tienen preguntas o comentarios.
