Cuando el desempeño de los empleados cae por debajo de las expectativas de la compañía, muchos empleadores desarrollan planes de mejora del desempeño. El propósito de un plan de mejora del rendimiento es dar al empleado la oportunidad de remediar las deficiencias de rendimiento utilizando un método estructurado que incluye orientación del supervisor y un monitoreo regular para medir el progreso. Algunos planes de mejora del rendimiento son la última oportunidad que tiene un empleado para permanecer empleado. Por lo tanto, cree planes con pautas estrictas que enumeren las consecuencias de las que un empleado tiene conocimiento cuando escribe el plan.
Revise la evaluación del desempeño del empleado para el período de evaluación actual. Compárelo con las evaluaciones de desempeño de evaluaciones anteriores para determinar si el empleado ha demostrado competencia en el pasado con respecto a los problemas actuales.
Enumere los estándares de desempeño donde el desempeño del empleado no cumple con las expectativas. Por ejemplo, si las normas de rendimiento indican que un agente de servicio al cliente debe mantener un 85 por ciento de satisfacción con los comentarios de los clientes, un empleado cuya calificación es solo el 60 por ciento debe mejorar. Las áreas de mejora pueden incluir habilidades de comunicación, procedimientos de asistencia al cliente y, posiblemente, habilidades de negociación y resolución de conflictos.
Discuta las fortalezas del empleado y cómo usar esas habilidades para mejorar en áreas donde su desempeño necesita mejorar. Por ejemplo, un empleado que demuestra una excelente habilidad para brindar asistencia al cliente por teléfono puede trabajar para transferir esas buenas habilidades de comunicación cuando ayuda a los clientes a interactuar cara a cara. Solicite al empleado información sobre cómo podría mejorar, como la capacitación en habilidades para el trabajo o la orientación personal de un supervisor o un empleado experimentado.
Especifique las áreas de mejora en orden de prioridad. Las áreas críticas son lo primero, seguidas de las áreas donde el empleado puede realizar mejoras subsiguientes o ajustes menores. Considere integrar ajustes menores para mejorar si son soluciones relativamente fáciles que el empleado puede resolver de inmediato.
Documentar los comentarios del empleado y las recomendaciones del supervisor. Construya un plan escrito que enumere las deficiencias de rendimiento, de acuerdo con los estándares de rendimiento. Además, enumere las actividades que el empleado llevará a cabo para mejorar y los recursos necesarios para mejorar.
Programe hitos para monitorear el progreso en el plan de mejora del rendimiento. Por ejemplo, si la duración del plan es de 45 días, las conferencias de seguimiento semanales con un supervisor deben revelar mejoras incrementales.
Indique las consecuencias de no seguir los términos del plan de mejora del rendimiento. Dependiendo de las áreas y los tipos de mejora, la eliminación de la posición o incluso la terminación podría resultar de que un empleado no complete los términos del plan.
Obtenga un acuerdo del empleado sobre los términos y condiciones del plan de mejora del rendimiento. Proporcione al empleado una copia del plan y pídale que la firme para indicar que entiende los requisitos y las consecuencias.
Adjunte una copia del plan de evaluación de desempeño actual al plan de mejora de desempeño y archive ambos documentos en el archivo de personal del empleado.
