Un libro de contabilidad de bienes raíces rastrea los ingresos y gastos asociados con las propiedades de bienes raíces. Configurar un libro de contabilidad de bienes raíces no es muy diferente de configurar cualquier otro tipo de libro de negocios. El primer paso, independientemente del tipo de libro mayor que esté creando, es decidir si hacerlo de forma manual o mediante software computarizado. Los dos tienen ventajas y desventajas.
Si bien mantener un libro de contabilidad manual puede parecer obsoleto en la era de la computadora, para una pequeña empresa o un solo agente podría tener sentido. La mayor ventaja de un libro mayor de papel es que puede ver todo en una sola mirada, no hay desplazamiento y no se sabe cómo encajar las páginas una vez que se imprimen. Otras ventajas incluyen poder llevarlo con usted a cualquier parte, la posibilidad de abrirlo en cualquier momento y revisar sus entradas, sin preocuparse de que los fallos de la computadora destruyan sus datos.
Las desventajas de los libros de papel son que debe sumar y restar manualmente, lo que puede conducir fácilmente a errores. También pueden consumir más tiempo si tiene que ingresar grandes cantidades de datos. Además, no hay una manera fácil de compartir la información con otros. No puede enviar rápidamente un correo electrónico o cargar un libro mayor de papel.
Las ventajas del software son los cálculos automáticos, la entrada rápida y fácil, la capacidad de compartir rápidamente la información con su contador u otros, y el hecho de que existen varios programas creados específicamente para bienes raíces. Además, a menudo puede obtener asistencia en línea instantánea si tiene preguntas sobre dónde y cómo deben ingresarse los artículos.
Las desventajas del software son que siempre debe crear una copia de seguridad en caso de problemas con la computadora, su libro mayor no es tan portátil si no posee una computadora portátil y, a menudo, es más fácil colocar los números en las columnas incorrectas que en un papel Libro de contabilidad donde se puede ver toda la página.
Una vez que haya decidido cuál es el método adecuado para usted, es hora de decidir las categorías en su libro mayor.
Este paso es el mismo para los libros de contabilidad basados en software y en papel, sin embargo, si compra software como Real Estate Agent Accelerator, muchas de las categorías ya estarán disponibles para usted. Si este es el caso, cree una lista de categorías de todos modos y agregue las que el software aún no haya agregado para usted.
Si está creando categorías desde cero, tome una hoja de papel y haga dos columnas, una para gastos y otra para ingresos. Puede ser tan detallado como quiera, pero evite ser demasiado general. Usted querrá separar algunas fuentes de ingresos para fines fiscales, como comisiones y bonificaciones.
Para la columna de ingresos, piense en todos los tipos de ingresos que espera recibir y enumérelos. Asegúrese de incluir una categoría "miscelánea" u "otra", ya que siempre hay elementos inesperados que no encajan en ningún otro lugar.
Haz lo mismo por el lado del gasto. Piense en los diferentes tipos de gastos en que incurra y enumérelos. Se pueden combinar o separar como mejor le parezca, pero querrá mantener los elementos que afectan sus impuestos de manera diferente en sus propias columnas. Por ejemplo, puede tener una lista de suministros de oficina y una lista de artículos de limpieza, o puede combinarlos en una sola categoría, ya que ambos se deducen de la misma manera en sus impuestos (como gastos de mantenimiento). Pida consejo a su asesor fiscal, pero algunos elementos que probablemente deba mantener separados son gastos de viaje y compras importantes, como vehículos, ya que esos gastos se deducen de manera diferente.
El paso final es simplemente rellenar la parte superior de las columnas con las categorías que ha creado y comenzar a realizar entradas en cada columna a medida que se producen.
Si está utilizando un libro de contabilidad, a menudo es más fácil dedicar la mitad del libro a gastos y la otra mitad a los ingresos. La clara división entre los dos te ayudará a evitar errores de entrada.
Si está utilizando un programa de hoja de cálculo, puede considerar crear dos archivos separados, uno para ingresos y otro para gastos para ayudar a evitar confusiones. Algunos programas configuran automáticamente estas dos categorías para usted, lo que también ayuda a evitar errores.
