Los procedimientos de seguridad están escritos para prevenir enfermedades y lesiones, y sirven como una herramienta y una guía para ayudar a proteger a los empleados. Cuando una empresa tiene un conjunto de procedimientos de seguridad escritos, los empleados no necesitan adivinar cuándo se trata de usar la maquinaria correctamente o el protocolo a seguir en caso de una emergencia. Los procedimientos de seguridad por escrito permiten que otros sepan cómo reconocer y eliminar los peligros, cómo mantenerse seguros para sí mismos y para los demás y qué hacer en caso de una emergencia.
Conoce tu objetivo de escritura. La seguridad y el seguro de la fuerza laboral indican que primero debe conocer el motivo o el objetivo principal para redactar procedimientos de seguridad. Las posibles razones pueden incluir la reducción del número de accidentes, el suministro de instrucciones de seguridad por escrito, la reducción de la cantidad de reclamaciones de compensación de los trabajadores, etc.
Conozca a su audiencia y sepa quién utilizará los procedimientos de seguridad. Debe saber si está escribiendo procedimientos de seguridad para los empleados dentro de una empresa, para la gerencia, representantes sindicales o reguladores federales. Una vez que haya resuelto estos detalles, puede escribir procedimientos de seguridad de una manera adaptada a la audiencia.
Decida un formato de procedimiento de seguridad que permita a los empleados encontrar información de seguridad rápidamente. Workforce Safety and Insurance recomienda el uso de papel de 8,5 por 11 pulgadas que puede perforarse e insertarse en una carpeta.
Crear un esquema. Enumere los puntos de seguridad más importantes en un orden lógico para que pueda organizar sus pensamientos. OSHA establece que un plan bien organizado conduce a una acción adecuada y elimina la confusión, el daño a la propiedad y las lesiones.
Escribe una breve introducción. La introducción explica el propósito del procedimiento y la persona responsable de hacerlo cumplir.
Escribe los pasos del procedimiento en orden. Usando su esquema como guía, escriba los pasos del procedimiento de seguridad de manera clara y concisa. Use el tiempo presente, los verbos de acción como si estuviera hablando con una persona que estaba haciendo el procedimiento al mismo tiempo. Workforce Safety and Insurance le recomienda que mantenga sus oraciones y párrafos cortos, utilice ilustraciones con ejemplos, evite la jerga y escriba con un tono de voz positivo.
Divida los procedimientos integrales de seguridad. Si está escribiendo un procedimiento de seguridad que tiene más de unas pocas páginas, como un plan de evacuación de emergencia, divida el texto en varios procedimientos y secciones más cortos.
Edita tu escritura. Asegúrese de que su ortografía y gramática sean correctas, y que su introducción, los pasos del procedimiento de seguridad y el resumen coincidan. Use la ayuda de un compañero para probar lo que escribió para asegurarse de que el procedimiento de seguridad sea claro, fácil de entender y que no omita ningún paso importante.
Consejos
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Escriba el nombre de la compañía, el manual, el título del procedimiento y el nombre de la sección (si corresponde) en la parte superior de cada página.
Siempre enumera tus procedimientos.
Escriba los números de las páginas de la siguiente manera: "Página 1 de (número total de páginas)".
