Sus estados financieros son una instantánea de su negocio en un momento dado. Son útiles, pero la realidad es que, por lo general, no puede detener su negocio mientras prepara sus declaraciones. Tu inventario continuará cambiando mientras trabajas en los libros, seguirás haciendo ventas y haciendo pedidos y tu personal aún tendrá que recibir pagos. Los montos que su personal gana después del último ciclo de pago terminado del año se conocen como sueldos o salarios acumulados, y deberá sumarlos y ajustar sus estados financieros para reflejarlos.
¿Cuáles son los sueldos devengados?
Sus estados financieros dividen el dinero que entra y sale de su negocio en dos categorías, activos y pasivos. Si una cuenta representa el dinero que se le debe a su compañía, eso es un activo. Es posible que aún no lo tengas en tu poder, pero en el curso normal de las cosas, eventualmente terminará en tu cuenta bancaria. El dinero que su empresa le debe a otros es un pasivo, incluso cuando actualmente está en sus cuentas, precisamente por el mismo motivo. Eso es lo que sucede al final de un período de informe cuando le debe dinero a sus empleados por los turnos en los que han trabajado pero aún no han sido pagados. Es un pasivo que ha acumulado o acumulado, al igual que los pagos de arrendamiento de su equipo o local.
¿Por qué las empresas utilizan salarios acumulados
Si le pidió prestados $ 20 a un amigo, está perfectamente bien anotar en su chequera unas semanas más tarde cuando escriba un cheque para devolverle el dinero. Sin embargo, las cosas se pondrían feas si intentas dirigir un negocio de esa manera. Por eso es un principio de contabilidad que tiene que registrar cualquier gasto, incluidos los salarios, en el período en que se devenga. Los salarios que debe se mostrarán en dos lugares porque la mayoría de las empresas utilizan la contabilidad de doble entrada. Deberá anotarlos en su balance general como un pasivo, y en su estado de resultados como un gasto. Si no lo hace, sus estados financieros para el final del período de informe no serán precisos.
Nómina que se procesa, Nómina que no es
Al final de su período de informe, ya sea mensual, trimestral o al final de su año fiscal, probablemente mostrará algún valor en dólares del salario pendiente en sus libros. Eso es porque es raro que una empresa se establezca con los empleados justo al final de un ciclo de pago. Por lo general, habrá una semana o más entre la fecha de corte de la nómina y el día de pago. Si su fin de año cae durante esa semana, tendrá un monto de nómina que ya ha sido procesado y en espera de ser emitido, y eso es lo que aparece en sus libros. Sus gastos salariales acumulados son diferentes. La mayoría de su personal también habrá trabajado durante los días entre el final del ciclo de pago y el final de su período de informe, y esos son los montos en dólares que necesitará para realizar ajustes.
Hacer las entradas para los salarios devengados
El primer lugar en el que deberá hacer una entrada es en su hoja de balance, en el lado de crédito del libro mayor. Tendrá una cuenta aquí llamada "Salarios a pagar" o algo por el estilo. La mayoría de las veces ya habrá un monto en dólares aquí, que representa la nómina que ya se ha procesado desde el período de pago anterior. Aquí es donde agregará los salarios acumulados, una vez que haya calculado el total. En su estado de ingresos, en el lado de débito de su libro mayor, tendrá una cuenta similar llamada "Gastos de salarios" o algo similar. Usted agregará la cantidad correspondiente aquí. Finalmente, en la mayoría de los casos, sus libros también incluirán un diario que registra cada transacción. Una vez que haya realizado los ajustes en el balance y en el estado de resultados, también deberá registrarlos en el diario. Ingresará el gasto salarial en su diario como débito y el salario pagadero como crédito.
Cálculo de cantidades para empleados por hora
Su empresa puede tener empleados por hora, asalariados o más comúnmente ambos. Calcular las cantidades pendientes que debe a sus empleados por hora es relativamente sencillo. Si mantiene hojas de horas formales en papel o en formato electrónico, puede extraerlas para averiguar qué empleados trabajaron en qué horas. A partir de ahí, calcule la cantidad de horas trabajadas por cada empleado y multiplíquelas por su tarifa por hora. Revise el calendario de los últimos días si su negocio es lo suficientemente pequeño como para que no necesite usar hojas de tiempo formales. Sume todas las horas programadas, haga las reducciones necesarias para el personal que se fue temprano, llegó tarde o se puso enfermo y luego multiplique las horas reales trabajadas por la tarifa por hora del empleado. Finalmente, sume los totales para llegar a una cifra del total de los salarios por hora acumulados.
Cálculo de las cantidades para los empleados asalariados
Calcular la cantidad de salario acumulado para sus empleados asalariados es un poco más complicado, aunque todavía no es especialmente desafiante. Los sueldos se expresan habitualmente como una cifra anual o mensual, por lo que deberá desglosarlos en una cantidad de dólares por día. Para un salario anual, puede desglosar el número total de días hábiles en un año y dividir el salario por ese número. El resultado será el monto del salario diario de su empleado. Si el salario es mensual, puede usar el mismo método y contar los días hábiles reales del mes. Sin embargo, algunas compañías trabajan en un mes de 30 días para fines contables, por lo que si entra en esa categoría, deberá contar los días hasta el final del mes contable en lugar del final del mes calendario. Una vez que lo haya resuelto, y haya alcanzado una cifra diaria para cada uno de los empleados que han trabajado durante los últimos días del período de informe, puede hacer un total y tener un número para su salario total acumulado.
Cálculo de horas extras, comisiones y bonificaciones.
Su trabajo no está terminado una vez que haya calculado los sueldos y salarios base por hora. A menudo, sus empleados habrán ganado dinero extra en forma de horas extras, comisiones o bonificaciones, y esos también deben ser contabilizados. Para calcular las horas extraordinarias para sus empleados por hora, deberá consultar la legislación sobre horas extraordinarias de su estado o, si se aplica a usted, cualquier acuerdo de negociación colectiva que establezca una prima más alta por las horas extraordinarias. Algunos miembros del personal también pueden recibir un pago de guardia, un diferencial salarial por trabajar en turnos impopulares o un pago peligroso por deberes peligrosos. Tendrá que calcular esas cantidades individualmente, para cada empleado afectado. De la misma manera, deberá calcular las comisiones o bonificaciones obtenidas por su personal por hora y asalariado durante los últimos días de su período contable. Se sumarán a su salario total acumulado.
Días de enfermedad y vacaciones pagadas
Otra complicación que deberá enfrentar es los días de enfermedad, los días personales pagados y el pago de vacaciones. Esto es especialmente cierto si usa el año calendario como su año fiscal, por lo que su fin de año fiscal coincide con los días festivos. Si ofrece días personales pagados, generalmente son el equivalente al salario de un día para los empleados asalariados o un turno normal (generalmente ocho horas) para un empleado por hora. Los días de enfermedad funcionan de la misma manera, y a menudo se toman durante las vacaciones, ya sea en lugar de un día personal o porque su miembro del personal se ha enfermado legítimamente. La legislación sobre pago de días feriados varía según el lugar donde se base su negocio, pero en la mayoría de los casos, se reduce a un día de pago para los empleados que no trabajan en días festivos y un día de pago a una tasa más alta para aquellos que lo hacen.
Permitiendo impuestos y beneficios
Una vez que haya calculado todos esos totales, tendrá una cifra para toda su nómina devengada real acumulada. Sin embargo, su trabajo aún no se habrá terminado, porque cada dólar de esa cantidad también representa un porcentaje menor que debe en forma de impuestos estatales y federales sobre la nómina. Si su compañía ofrece beneficios a sus empleados, o a algunas clases de empleados, esos beneficios también se consideran ingresos imponibles. Deberá calcular el valor en dólares por día de esos beneficios y aplicarlos a todos los empleados elegibles para obtener un total final de sus salarios acumulados, incluidos esos beneficios. Una vez que estén en su lugar, puede calcular la cantidad de impuestos de nómina que deberá. Estrictamente hablando, eso no es parte del ajuste por los salarios acumulados, pero tendrá que ajustar sus cuentas de impuestos de la misma manera ya que todo es parte de la misma tarea.
Permitir gastos de procesamiento de nómina
Si utiliza una empresa externa para manejar su nómina por usted, hay una cantidad final que debe tener en cuenta. Esa es la cantidad que paga por el procesamiento de su nómina, que variará según el proveedor que utilice y el plan de servicio que haya elegido. Por lo general, sus tarifas serán por empleado por mes, por lo que calcular la cantidad por día es lo mismo que calcular la cantidad por día de un salario mensual. Multiplique la cantidad por empleado por la cantidad de empleados, divida esa cifra por la cantidad de días del mes y luego multiplique esa cantidad de dólares por día por la cantidad de días restantes al final del mes. Si su empresa es pequeña, puede incorporar esta cantidad directamente en la cifra total de los salarios acumulados. En compañías más grandes, es probable que tenga una cuenta separada para los gastos de nómina, pero al igual que con sus impuestos de nómina, tiene sentido calcular y contabilizar esa cantidad mientras ya está pagando sus salarios acumulados.
Cómo ajustar las entradas de los salarios devengados
Ahora que ha calculado todos los montos en dólares involucrados, finalmente está listo para volver a los libros y hacer los ajustes necesarios. Primero, vuelva a la cuenta de "Salarios a pagar" en el lado de crédito de su hoja de balance, o como se llame esa cuenta en sus libros. Ya tendrá una entrada allí para el período de pago anterior, que ya se procesó y contabilizó. Ahora colocará una nueva entrada allí, con la descripción "Ajuste de entrada", y agregará los salarios que ha calculado para los últimos días del período. Si guarda los libros usted mismo, puede ser más informativo y etiquetarlo como "Ajuste de Ingreso para Salarios Acumulados" o algo similar, para ayudarlo a recordar más claramente lo que ha hecho. Ahora, pase a su estado de ingresos e ingrese una entrada de ajuste exactamente de la misma manera en el lado de débito de su libro mayor. Finalmente, registre ambas entradas de ajuste en su diario. Si utiliza un programa de contabilidad computarizado o un sistema manual de "una escritura", las cantidades correctas pueden transferirse a la revista sin que usted tenga que hacerlo.
Desventajas de olvidarse de ajustar las entradas para los salarios acumulados
Si conserva sus propios libros o utiliza un contador que no tiene capacitación formal, es posible pasar por alto estos ajustes en medio del estrés y el ajetreo de sus informes de fin de año, trimestrales o mensuales. Esto es especialmente cierto si su fin de año fiscal coincide con el año calendario, por lo que está atendiendo esto mientras trata de cumplir con sus obligaciones personales durante los días festivos. Es completamente comprensible si te has perdido los ajustes, pero eso no significa que no eres responsable de mantener tus libros correctamente.
Mantener libros descuidados o imprecisos puede tener varias repercusiones. Los prestamistas o los posibles inversionistas pueden ser cautelosos, y con razón si encuentran inexactitudes en sus finanzas. También significa que no está trabajando con información precisa, lo que dificulta la planificación de la gestión. Si se encuentra en un mercado donde el reclutamiento de empleados ya es un desafío, la reputación de la nómina no ayudará a su causa. Finalmente, no calcular adecuadamente los impuestos sobre la nómina puede resultar en multas y atención no deseada por parte de las autoridades fiscales estatales o del IRS. Hacer los ajustes requiere un poco de trabajo de su parte, o de su contable, pero vale la pena el esfuerzo de hacerlo bien.
