Las empresas de costura a menudo se especializan en ropa personalizada o proyectos de decoración del hogar para clientes individuales. En cada proyecto intervienen diversos factores que requieren formularios especializados para mantener la información. Los dueños de negocios que mantienen un papeleo adecuado son más eficientes, mejor organizados y menos estresados.
Importancia de los formularios
Los formularios permiten a las empresas de costura mantener la información organizada y fácilmente accesible. Debido a que los proyectos a menudo se personalizan para cada cliente, los formularios ayudan al propietario de la empresa a recopilar la información necesaria en un lugar antes de comenzar un proyecto. Los contratos, recibos y facturas también sirven para proteger tanto al propietario de la empresa como al cliente en caso de un desacuerdo financiero o contractual. Los propietarios de pequeñas empresas siempre deben mantener registros apropiados para la presentación de impuestos sobre la renta cada año.
Formularios de información al cliente
Al crear un formulario de información del cliente con un cliente de costura, el propietario de la empresa puede mantener un registro de cada cliente que incluye información de contacto, la duración de la relación comercial, el historial de negocios y otra información necesaria. A través de los formularios de información del cliente, la costurera puede mantener en el archivo las mediciones del cliente, los patrones personalizados, la información del patrón y las preferencias del cliente para su uso futuro. La información de contacto es beneficiosa cuando se ofrecen ofertas especiales en épocas específicas del año, como el baile de graduación o el cambio de estaciones.
El historial de negocios con un cliente ayuda al propietario de la empresa con la cotización de los costos del proyecto. El historial de negocios le permite a un propietario mirar hacia atrás en el trabajo anterior para ver cuánto se cobró y cuánto tiempo llevó completar un proyecto específico. Esto permite que una costurera haga cotizaciones de precios precisas para cada cliente. Los formularios de información del cliente, almacenados en archivos, les brindan a los dueños de negocios la posibilidad de ver a sus clientes de forma amplia o individual.
Contrato de Proyecto
Cada proyecto para un cliente debe tener un contrato por escrito. Más allá de establecer lo que implica el proyecto específico, el contrato del proyecto debe estar especializado para un negocio de costura. Se deben establecer las mediciones, el patrón involucrado, las opciones de tejido, el costo estimado y el cronograma del proyecto. Por ejemplo, un cliente viene para un vestido de concurso para su hija. El contrato del proyecto incluirá las mediciones de la hija, el cronograma de los accesorios y la entrega del proyecto terminado, quién proporciona el tejido y las nociones, quién mantiene el tejido y las nociones adicionales, el costo estimado y el patrón que se utiliza. Se pueden tomar fotos y agregarlas al contrato. Se debe dejar espacio para los cambios realizados o las notas tomadas durante cada etapa del proyecto de costura. El contrato debe establecer qué sucederá si el cliente no está satisfecho con el proyecto. Esto protege tanto al propietario de la empresa como al cliente.
Ingresos
Cada vez que el dinero cambia de manos, el propietario de la empresa debe crear un recibo tanto para el cliente como para los registros comerciales. Los recibos son necesarios para documentar los ingresos de una empresa con fines fiscales locales, estatales y federales. Los libros de recibos permiten una copia duplicada de cada recibo por escrito y están disponibles en las tiendas de suministros de oficina. Varios programas informáticos permiten la creación de recibos personalizables para el propietario de una pequeña empresa. El recibo de un negocio de costura debe incluir la fecha de recogida, la descripción de la ropa, si la ropa fue una pieza personalizada o una alteración, el nombre y la información de contacto del cliente, el tipo de transacción recibida y la firma o el nombre de la persona que recibe el dinero. Un descargo de responsabilidad incluido en el recibo puede contener una declaración que le da al cliente una cantidad específica de tiempo para devolver la ropa para realizar modificaciones adicionales sin costo alguno, como en el caso de vestidos de novia personalizados o ropa formal. Una política de devolución en el recibo ayuda a proteger el negocio de costura de devoluciones frívolas e informa al cliente sobre lo que puede y no puede devolver.
