La estacionalidad, las expectativas de servicio las 24 horas y la capacidad de adaptarse a un entorno en constante cambio hacen que los flujos de trabajo organizados sean vitales para las operaciones eficientes del hotel. Aunque las actividades de trabajo a veces fluirán en una secuencia suave, durante las horas ocupadas estas mismas actividades pueden superponerse. Esto hace que un sistema de comunicación eficiente sea una parte importante de las reglas, rutas y roles que entran en un flujo de trabajo organizado del hotel.
Planificar el flujo de trabajo
Cree un diagrama de flujo de trabajo vertical que identifique cada departamento o área y describa la secuencia de tareas utilizando cuadros de texto, flechas de conexión y números para identificar la dirección del flujo de trabajo. Para un hotel pequeño, estos pueden incluir clientes, la recepción y el departamento de limpieza. Por ejemplo, el diagrama interrumpiría la reserva de una habitación en cada uno de los pasos que lo componen: un huésped hace una reserva, recibe una confirmación y llega a la recepción, donde los empleados de la recepción procesan el registro. Cuando el huésped realiza el check out, la recepción procesa el checkout y notifica al servicio de limpieza.
Analizar tareas
En un entorno de trabajo de hotel, hay momentos en que las tareas y responsabilidades deben superponerse. Utilizando el diagrama de flujo de trabajo como referencia, analice las tareas realizadas durante cada turno para anticipar mejor las necesidades de personal. Por ejemplo, los empleados de la recepción del tercer turno pueden ser capaces de realizar tareas ligeras de limpieza y tareas administrativas adicionales, como actualizar la base de datos de reservas o responder correos electrónicos. Esto puede eliminar la necesidad de programar el servicio de limpieza durante la noche y el tiempo libre para los empleados de primer y segundo turno.
Programación de empleados
Tanto la programación de los empleados como los plazos de las tareas deben ser flexibles. Por ejemplo, si su horario normal de registro es al mediodía, el servicio de limpieza debe tener las habitaciones limpias y listas para esa hora. Sin embargo, deberá ajustar los horarios o contratar empleados temporales durante las horas punta. Lo mismo es cierto para el personal de recepción. Si normalmente programa a dos personas durante el día y una para pasar la noche, es posible que deba ajustar los horarios de trabajo, a veces sin previo aviso, para proporcionar cobertura de superposición durante las horas punta.
Planificación de comunicaciones
Un buen plan de comunicaciones es vital para un flujo de trabajo organizado en un hotel. Revise el diagrama de flujo de trabajo e identifique los puntos de comunicación críticos. Los ejemplos incluyen reuniones de cambio de turno, procedimientos de guardia, emergencias de limpieza y procedimientos para actualizar las compras incidentales que los huéspedes hacen durante su estadía. Por ejemplo, los empleados de limpieza deben informar a la recepción cuando un huésped retira los artículos del refrigerador de la habitación. Incluya procedimientos para comunicar cambios en el flujo de trabajo para asegurarse de que nada se pase por alto. Esto también podría requerir la compra de equipos adicionales, como radios de dos vías o teléfonos celulares para los empleados de guardia.
